Распространенные ошибки при планировании и проведении мероприятий

Перед проведением любого события необходимо тщательно его спланировать: разработать индивидуальную концепцию с учетом задач и целей, воплотить ее. Когда мероприятие закончится, нужно обязательно проанализировать его результативность. На каждом из этапов могут случиться непредвиденные ошибки. Часто они случаются из-за неопытности организаторов, реже причиной становятся форс-мажорные ситуации.

• неправильно выбранная компания-подрядчик;
• неграмотное определение задач и целей;
• ошибочный расчет бюджета;
• слишком сжатые сроки для подготовки;
• некомпетентная команда;
• не соответствующее реальности количество участников;
• не учтены интересы целевой аудитории;
• неудачный выбор площадки;
• плохая, неэффективная реклама.

Данный этап – основа, фундамент всей организационной работы. Вы можете проводить мероприятие самостоятельно, но без определенной профессиональной подготовки сделать это будет крайне сложно. Существует множество нюансов, которые могут учесть лишь опытные специалисты. Все-таки, лучше обратиться к профессионалам.

Здесь также можно легко ошибиться, доверив судьбу бренда недостаточно подрядной организации, сотрудники которой недостаточно квалифицированы, чтобы провести мероприятие необходимого для вас масштаба или формата. Сложности часто начинаются уже на первых порах взаимодействия подрядчиков с заказчиком. Они заключаются в отсутствии взаимопонимания, неспособности наладить коммуникацию, ответить на ваши вопросы. Если подрядчик не прислушивается к вашим предложениям и рекомендациям – проект заведомо обречен на провал.

Неправильная постановка задач события не позволит предусмотреть его конечные результаты. Перед началом подготовки необходимо определить, какие задачи и проблемы нужно решить, как оценивать итоги мероприятия. Заказчик должен точно знать, чего он ожидает от его проведения, на какую целевую аудиторию рассчитывает, какие видит итоговые результаты. Поставленные цели помогут понять, в каком направлении нужно двигаться, какой выбрать формат и какие технологии лучше использовать.

Правильный расчет расходов входит в число наиважнейших моментов в организации мероприятия. Если допустить хотя бы небольшую неточность, можно нанести немалые убытки собственному бизнесу или репутации, что также немаловажно. Статьи бюджета выделяются в зависимости от формата и масштаба события. Наиболее затратными из них являются аренда площадки, банкетное обслуживание, праздничная программа.

• PR-сопровождение;
• обслуживающий персонал;
• логистика;
• трансфер;
• фото/видеосъемка;
• охрана;
• приглашение знаменитостей;
• расселение гостей и другие услуги.

«Экономия состоит не в сбережении, а в отборе» (Эдмунд Берк).

«В конечном счете, вся экономия сводится к экономии времени» (Карл Маркс).

На итоговый бюджет влияет много факторов, но будет лучше, если вы заранее определитесь с суммой, которую готовы выделить. Определите для компании-разработчика граничную стоимость контракта, в которую они должны будут «вписать» мероприятие. Отлично, если вы сразу огласите им задачи события, приблизительное количество участников и сумму выделенного бюджета.

Обязательно нужно учесть непредвиденные расходы, так как от форс-мажорных ситуаций не застрахован никто. Всегда существует возможность, что при расчете бюджета и реализации события появятся ситуации, нуждающиеся в выделении дополнительных средств. Вы можете забыть о покупке призов для победителей викторины, сувениров для инвесторов, случайно окажется, что у спикера конференции сломался автомобиль и ему нужно оплатить такси.

Такие вещи стоит предусмотреть еще на начальном этапе планирования, добавив дополнительно 10-20% от общей суммы. Экстремальные ситуации нужно определить и указать во время составления договора с ивент-агентством.

Организация любого проекта, независимо от его масштаба, требует определенного количества времени. Важно позаботиться об этом заранее, расставив адекватные сроки для периода планирования, подготовки. Ни одна ивент-компания не согласится организовать событие за слишком короткое время, так как от этого пострадает качество проведения, а конечные цели не будут достигнуты. Сроки нужно рассчитывать с запасом, вдруг в каких-либо действиях потребуется превысить лимит времени. Постоянно будьте на связи с агентством-организатором и требуйте, чтобы они ориентировали вас по срокам относительно каждого этапа подготовки.

Организация ивента – работа для команды, в которой каждый выполняет свои обязанности. Ошибка одного человека может стать полным провалом всего мероприятия. Если вы самостоятельно выбираете людей, которым поручите подготовку события, доверяйте это дело только ответственным сотрудникам. Лучше, если у них будет опыт в таких мероприятиях, умение организовать подобную работу. Сразу узнайте, смогут ли они составить сценарий, определить правильный тайминг, учесть все нюансы, продумайте способы мотивации, поощрения.

Чтобы не тратить время и нервы, защитить свое мероприятие от неприятных неожиданностей, лучше доверить подготовку мероприятия проверенной компании-организатору. Заказав услугу «под ключ», вы избавите себя и своих сотрудников от возможных конфликтов, сохраните их и свои временные, эмоциональные ресурсы.

У ивент-агентств есть базы надежного обслуживающего персонала для мероприятий различного типа. Промоутеров, супервайзеров, чекеров для BTL-событий, за работу которых будут нести ответственность организаторы. С профессиональным подходом вся команда будет придерживаться утвержденного сценария для достижения поставленных целей.

«Лучшая командная работа – люди, работающие в унисон для достижения одной цели» (Дж.С.Пенни).

«Ключ к успешному лидерству сегодня – влияние, а не авторитет» (Кен Бланшар).

При планировании масштабного мероприятия вам нужно будет просчитать определенное количество гостей, которые должны его посетить. Это станет одним из определяющих факторов формирования выделенного бюджета. Если, например, ожидается посещаемость платного события – 2 тысячи человек, а в реальности его посетят лишь 500, заказчик не сможет получить прибыль, на которую рассчитывал. Вследствие этого, могут быть проблемы в финансовом плане, что скажется на репутации компании. Конечно, точно знать количество посетителей можно лишь при проведении закрытого ивента. Поэтому бюджет формируется с учетом расходов, а не возможных доходов.

Правильно выбранная локация обеспечивает успех в проведении мероприятия. Никому не захочется сидеть в душном зале с недостаточной вентиляцией, стоять из-за недостаточного количества посадочных мест, добираться до площадки по улицам с пробками в час пик. Событие должно проводиться на технически оснащенной локации, способной вместить оптимальное количество участников, чтобы они себя комфортно чувствовали. Если до локации не слишком удобно добираться личным или общественным транспортом, стоит обеспечить трансфер для гостей.

Важно правильно определить оптимальное время, в которое большая часть представителей целевой аудитории сможет посетить мероприятие. Для семейных акций стоит выбрать выходной день или вечер рабочего. Домохозяйки смогут присутствовать на мероприятии без привязки ко времени. Представляемый на БТЛ-акции сезонный продукт или услуга должны соответствовать сезону востребованности и популярности.

Чем больше людей посетит мероприятие, тем результативнее оно окажется. Обидно, когда затрачены колоссальные силы и ресурсы, реализован отличный сценарий, а количество участников не оправдало ожиданий и надежд. Очень важно заранее позаботиться о PR-акции, рекламе события, планомерных и регулярных анонсах. Для этого используются традиционные способы в виде рекламы, размещенной в интернет-изданиях, роликов по телевидению. Отличный эффект дает сотрудничество с общественными лидерами, знаменитостями. Они могут создавать посты о вашем запланированном мероприятии, упоминать о нем в блогах, во время интервью. Это – особый тип нативной рекламы, который помогает обрести новую аудиторию. Даже открытая реклама станет эффективной для интернет-аудитории, привлекая на событие большое количество потенциальных участников.

Ежегодно в мире расходы на рекламу составляют более 500 млрд. долларов США.

Самая дорогая реклама в мире – Chanel – 33 млн. долларов.

Самая древняя реклама – надпись, высеченная на каменном столбе руин Мемфиса, за 500 лет до нашей эры.

Американские фармацевтические компании тратят на рекламу в два раза больше средств, чем на исследования.

В рекламе наручных часов стрелки всегда указывают на 10 часов 10 минут, создавая имитацию улыбки, которая позитивно влияет на подсознание.