Организация научных конференций
В мире науки, как и в остальных сферах человеческой деятельности, существуют свои правила. Ученые должны общаться между собой, делиться собственными достижениями. Регулярное проведение научных симпозиумов, форумов, конференций способствует активному развитию и прогрессу в различных областях науки. Вам выпала честь организовать и провести крупное мероприятие для научного сообщества? Рассмотрим все тонкости и нюансы реализации такого серьезного задания.
Что из себя представляют научные конференции
Это вид коммуникативных мероприятий для ученых, предусматривающий тесное общение и публичный обмен мнениями, наработками, опытом, знаниями. Во время проведения научного мероприятия данного формата ученые знакомят общественность с результатами собственной деятельности, получают обратную связь, имеют возможность оценить работу коллег.
Виды научных конференций в зависимости от формата:
- научно-теоретические – предусматривают высказывание фундаментальных теоретических знаний и обмен ими;
- научно-практические – проводятся для обсуждения задач практического плана;
- научно-исследовательские – знакомят сообщество с результатами исследований в определенной сфере;
- научно-технические – позволяют делиться практическими наработками в технических областях науки.
Цели проведения научных мероприятий
Конференции важны как для именитых ученых, так и для молодых специалистов. У таких событий много целей, например, дать толчок научно-техническому, инновационному потенциалу начинающих ученых. Также важно привлечь внимание научного сообщества к определенной тематике, обеспечить развитие данной сферы науки, стать стимулом к этому. Ученые, получившие серьезные результаты в ходе исследований и реализующие их на практике, презентуют свои проекты и разработки, популяризируя научный опыт.
Молодым специалистам крайне полезно участвовать в мероприятиях данного типа. Даже принимая пассивное участие в качестве слушателей, они лучше разберутся в тематике, узнают о новых достижениях в своем направлении, получат сборники научных статей и тезисов, смогут установить связи с людьми своего профессионального круга общения.
Появится возможность найти партнера для совместной реализации проекта. Успехи в работе других ученых станут мотивацией для собственных достижений.
Особенности научных конференций
Чаще всего данные мероприятия проводятся в институтах, академиях, научно-исследовательских центрах, других образовательных структурах, нацеленных на теоретическое изучение научных дисциплин, исследовательскую работу и практическую реализацию теоретических знаний. Главой события обязательно является доктор наук, участниками – ученые, студенты, заинтересованные лица.
 |
 |
Результатом проведения конференций является развитие фундаментальных знаний, важнейших исследований. События предоставляют возможность поддерживать творческие связи с предприятиями своей сферы, распространять положительный опыт в массы, повышать престиж собственной научной организации.
Основные вопросы предорганизационного процесса
Еще до начала подготовки к организации события необходимо дать ответы на вопросы. Учитывая ответы, вы сможете определить уровень сложности организации, приблизительные расходы, и решить, займетесь ли вы подготовкой своими силами или обратитесь к специалистам.
- Какой тематике будет посвящено мероприятие, и какие спикеры должны на нем присутствовать?
- Когда и на какой площадке будет организовываться конференция?
- Каким образом будет распространена информация о проведении мероприятия?
- Как оптимально организовать логистику для гостей, спикеров, важных лиц?
- Как осуществить регистрацию в национальной базе РИНЦ?
- Из каких источников будет финансироваться организация научной конференции и каков бюджет для ее подготовки и проведения?
- Необходимы ли поиск и привлечение инвесторов?
Определение состава участников и формирование программы
Организацию научно-практической конференции следует начинать с приглашения людей. Это – лекторы, докладчики, специальные или почетные гости, авторитетные, именитые ученые в вашей отрасли науки. Их состав определяет успешность и результативность проведения мероприятия.
Приглашения и полный план события должны быть готовы не позже, чем за 6-7 месяцев до конференции. Оргкомитет занимается их рассылкой по научным организациям и на индивидуальные электронные ящики приглашенных ученых. Создается сайт события, где размещен план, программа, описание течений и направлений, список ведущих спикеров.
Там же определен срок, в который необходимо подать тезисы докладов, и перечень основных требований к ним. Регистрируясь на сайте, участник выбирает формат в виде устного или постерного доклада или свободного слушателя.
Научные конференции: подготовка к проведению
В первую очередь необходимо выбрать и назначить команду сотрудников, отвечающих за подготовительный процесс. Это должны быть компетентные люди с высоким уровнем ответственности и запасом необходимых знаний. Каждая подгруппа со своим лидером должны заниматься подготовкой одного из этапов будущего события. Детали конференции необходимо максимально продумать и отработать, вплоть до мелочей и возможностей развития форс-мажорных ситуаций.
Составляется концепция, основанная на общей идее и видении итоговых результатов, которых нужно достичь. Разрабатывается программа с детальным планом и подробным сценарием. Нужно оптимально сбалансировать насыщенность и информативность, чтобы не было переизбытка информации. Специалисты рекомендуют обязательно добавлять к официальной части торжественную, чтобы участники получили положительные эмоции и новые впечатления.
Научно-практическая конференция должна проводиться на соответствующей площадке. При ее выборе учитывается финансовый план, расположение и статус участников события. Важными критериями также являются тип и техобеспечение зала, наличие рекреационных зон для отдыха, возможности кейтеринга, что влияет на уровень комфорта для гостей.
Научные площадки для проведения конференций:
- залы бизнес-центров и отелей;
- конференц-холлы;
- камерные лектории;
- залы для лекций;
- павильоны выставочного типа.
Организация научно-практической конференции, ее отличительные черты
Особенности такого типа мероприятия заключаются в его структуре. Она состоит из двух частей: выступления спикеров с докладами и обсуждения прослушанной информации участниками. В этот период даже свободные слушатели могут дать обратную связь докладчикам, представить свои мнения, поделиться опытом, знаниями, результатами научной работы.
Результативность коммуникативной части зависит от программы выступлений и уровня комфорта гостей. При правильно выбранной обстановке, отлаженном обслуживании, кейтеринге, ученые легко сконцентрируются на дискуссионном обсуждении. Такой подход обеспечит формирование позитивных эмоций и впечатлений у спикеров и слушателей, вызовет у них желание еще не раз посетить ваши научно-практические конференции. Возможно, это станет стимулом организации нового мероприятия на более высоком уровне, вплоть до международного.
 |
 |
|
|
|
Почему стоит доверить подготовку конференции профессионалам
Для проведения мероприятий данного типа есть специальный стиль, принятый в мировом научном сообществе. При подготовке к конференции его обязательно следует придерживаться. Даже на уровне ВУЗа очень сложно самостоятельно подготовить и провести такое массовое, масштабное мероприятие, так как нужно учесть массу мелочей и деталей.
Если вам нужно, чтобы оно прошло «на высоте», лучше обратиться за помощью к специалистам, которые имеют большой опыт в организации подобных событий. Вы будете избавлены от хлопот и стрессов, конференция будет плодотворной и результативной, а участники отлично проведут время и останутся довольными.
Что входит в стоимость услуги
Обращаясь в проверенное, надежное агентство, вы можете быть уверены в успехе и эффективности проведенного мероприятия. Подготовка научных конференций осуществляется с учетом ваших пожеланий, индивидуальных особенностей события и возможностей бюджета. Важнейшая часть мероприятия – составление плана, сценария, графика докладов и коммуникативной части. Ее разработка входит в оплату, как и создание веб-сайта конференции, подготовка нужных полиграфических материалов и продуктов, сувениров, полное сопровождение события, обеспечение безопасности участников.
Смета зависит от формата и статуса мероприятия, его длительности, количества гостей и их положения. В стоимость входит арендная плата за площадку, зал. Если в вашей организации есть научно-исследовательский центр, можно оборудовать его необходимой техникой, оформить в тематике конференции. Это значительно сократит расходы.
Бюджет должен включать в себя затраты на кейтеринг, в зависимости от его вида и предлагаемого меню. Также в него входят логистика, трансфер, встреча и размещение гостей, организация их досуга. Оплатить нужно будет материально-техническое обеспечение, услуги фото- и видеосъемки, размещение их в СМИ при необходимости.
Организация и проведение научной конференции event-агентством DoctorTeam
Компания много лет занимается качественной профессиональной разработкой мероприятий данного типа в любом формате. Наши специалисты реализуют проект с нуля, осуществляют индивидуальный подход, уделяя максимальное внимание особенностям тематики. Они прорабатывают программу таким образом, что каждая ее деталь работает на отдачу и приносит пользу каждому участнику конференции. аш проект будет гарантированно эксклюзивным, интересным и эффектным.
Мы не составляем сложные схемы и не перенасыщаем мероприятие лишними элементами. У вас есть возможность заказать услугу подготовки и проведения научной конференции под ключ в соответствии с выделенным бюджетом. Позаботимся о минимизации ваших расходов, не экономя при этом на качестве, так как полностью отвечаем за результат своей деятельности.
Персональный куратор проекта будет на связи с вами в режиме 24/7. Вы можете чувствовать себя спокойно и уверенно, наслаждаться общение с коллегами. Вся работа ляжет на плечи настоящих профессионалов. Забудьте о неприятностях, накладках, форс-мажорах и технических неполадках. Конференция пройдет достойно!
Мы готовы ответить на все интересующие Вас вопросы по электронной почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону +7(499)340-82-32.
