Научные конференции - организация и проведение в Москве – DoctorTeam

Изучение психологических особенностей аудитории

Организация логистики билетное сопровождение

Возможность привлечения системы оценки вовлечения

Игорь Иванов – научные конференции, это уникальная возможность для обмена знаниями, установления новых контактов и продвижения инноваций в науке. Мы создаем пространство для идей и открытий.

Игорь Иванов
Генеральный директор

В мире науки, как и в остальных сферах человеческой деятельности, существуют свои правила. Ученые должны общаться между собой, делиться собственными достижениями. Регулярное проведение научных симпозиумов, форумов, конференций способствует активному развитию и прогрессу в различных областях науки. Вам выпала честь организовать и провести крупное мероприятие для научного сообщества? Рассмотрим все тонкости и нюансы реализации такого серьезного задания.

Что из себя представляют научные конференции

Это вид коммуникативных мероприятий для ученых, предусматривающий тесное общение и публичный обмен мнениями, наработками, опытом, знаниями. Во время проведения научного мероприятия данного формата ученые знакомят общественность с результатами собственной деятельности, получают обратную связь, имеют возможность оценить работу коллег.

Виды научных конференций в зависимости от формата:

  • научно-теоретические – предусматривают высказывание фундаментальных теоретических знаний и обмен ими;
  • научно-практические – проводятся для обсуждения задач практического плана;
  • научно-исследовательские – знакомят сообщество с результатами исследований в определенной сфере;
  • научно-технические – позволяют делиться практическими наработками в технических областях науки.

Цели проведения научных мероприятий

Конференции важны как для именитых ученых, так и для молодых специалистов. У таких событий много целей, например, дать толчок научно-техническому, инновационному потенциалу начинающих ученых. Также важно привлечь внимание научного сообщества к определенной тематике, обеспечить развитие данной сферы науки, стать стимулом к этому. Ученые, получившие серьезные результаты в ходе исследований и реализующие их на практике, презентуют свои проекты и разработки, популяризируя научный опыт.

Молодым специалистам крайне полезно участвовать в мероприятиях данного типа. Даже принимая пассивное участие в качестве слушателей, они лучше разберутся в тематике, узнают о новых достижениях в своем направлении, получат сборники научных статей и тезисов, смогут установить связи с людьми своего профессионального круга общения.

Появится возможность найти партнера для совместной реализации проекта. Успехи в работе других ученых станут мотивацией для собственных достижений.

Особенности научных конференций

Чаще всего данные мероприятия проводятся в институтах, академиях, научно-исследовательских центрах, других образовательных структурах, нацеленных на теоретическое изучение научных дисциплин, исследовательскую работу и практическую реализацию теоретических знаний. Главой события обязательно является доктор наук, участниками – ученые, студенты, заинтересованные лица.

Результатом проведения конференций является развитие фундаментальных знаний, важнейших исследований. События предоставляют возможность поддерживать творческие связи с предприятиями своей сферы, распространять положительный опыт в массы, повышать престиж собственной научной организации.

Дополнительные услуги
Start Пакет услуг "Start" подойдет для малых и средних компаний, которые хотят получить незабываемое мероприятие в рамках ограниченного бюджета. В данный пакет услуг входит: разработка сценария мероприятия, профессиональный ведущий, музыка и диджей, а также профессиональное оборудование, которым владеет наша компания. Организация и проведение одной из стандартных программ от 300 000 ₽
Standart Пакет услуг "Standart" — идеальное решение для средних компаний с количеством участников от 50 до 250 человек, которые хотят провести незабываемый тимбилдинг в рамках ограниченного бюджета. В стоимость входит полный набор услуг: разработка сценария мероприятия, услуги профессионального ведущего, музыкальное сопровождение от DJ, а также использование нашего профессионального оборудования. Мы предлагаем организацию и проведение одной из стандартных программ, чтобы ваше событие прошло ярко и эффективно, способствуя укреплению командного духа. от 450 000 ₽
Premium
Тимбилдинг «Premium» — это эксклюзивное предложение для средних и крупных компаний, где каждая деталь продумана до мелочей. Мы создаем уникальные сценарии, полностью соответствующие вашим корпоративным целям, и обеспечиваем подбор идеальной локации, оформление, техническое оснащение и премиальный кейтеринг. С пакетом «Premium» вы получаете не просто тимбилдинг, а полноценное, вдохновляющее событие, которое надолго останется в памяти вашей команды и станет важной частью корпоративной культуры.
от 650 000 ₽
All inclusive Пакет услуг «All inclusive» — это комплексное решение для вашего корпоративного мероприятия, где всё уже включено. Мы берём на себя все этапы организации: от разработки индивидуального сценария и подбора локации до полного технического обеспечения и кейтеринга. В этом пакете предусмотрено всё, что нужно для успешного тимбилдинга, включая разнообразные активности, которые подходят для любого коллектива. «All inclusive» — это максимальный комфорт и уверенность в том, что ваше мероприятие пройдет на высшем уровне. от 1 000 000 ₽

Основные вопросы предорганизационного процесса

Еще до начала подготовки к организации события необходимо дать ответы на вопросы. Учитывая ответы, вы сможете определить уровень сложности организации, приблизительные расходы, и решить, займетесь ли вы подготовкой своими силами или обратитесь к специалистам.

  • Какой тематике будет посвящено мероприятие, и какие спикеры должны на нем присутствовать?
  • Когда и на какой площадке будет организовываться конференция?
  • Каким образом будет распространена информация о проведении мероприятия?
  • Как оптимально организовать логистику для гостей, спикеров, важных лиц?
  • Как осуществить регистрацию в национальной базе РИНЦ?
  • Из каких источников будет финансироваться организация научной конференции и каков бюджет для ее подготовки и проведения?
  • Необходимы ли поиск и привлечение инвесторов?

Определение состава участников и формирование программы

Организацию научно-практической конференции следует начинать с приглашения людей. Это – лекторы, докладчики, специальные или почетные гости, авторитетные, именитые ученые в вашей отрасли науки. Их состав определяет успешность и результативность проведения мероприятия.

Приглашения и полный план события должны быть готовы не позже, чем за 6-7 месяцев до конференции. Оргкомитет занимается их рассылкой по научным организациям и на индивидуальные электронные ящики приглашенных ученых. Создается сайт события, где размещен план, программа, описание течений и направлений, список ведущих спикеров.

Там же определен срок, в который необходимо подать тезисы докладов, и перечень основных требований к ним. Регистрируясь на сайте, участник выбирает формат в виде устного или постерного доклада или свободного слушателя.

Научные конференции: подготовка к проведению

В первую очередь необходимо выбрать и назначить команду сотрудников, отвечающих за подготовительный процесс. Это должны быть компетентные люди с высоким уровнем ответственности и запасом необходимых знаний. Каждая подгруппа со своим лидером должны заниматься подготовкой одного из этапов будущего события. Детали конференции необходимо максимально продумать и отработать, вплоть до мелочей и возможностей развития форс-мажорных ситуаций.

Составляется концепция, основанная на общей идее и видении итоговых результатов, которых нужно достичь. Разрабатывается программа с детальным планом и подробным сценарием. Нужно оптимально сбалансировать насыщенность и информативность, чтобы не было переизбытка информации. Специалисты рекомендуют обязательно добавлять к официальной части торжественную, чтобы участники получили положительные эмоции и новые впечатления.

Научно-практическая конференция должна проводиться на соответствующей площадке. При ее выборе учитывается финансовый план, расположение и статус участников события. Важными критериями также являются тип и техобеспечение зала, наличие рекреационных зон для отдыха, возможности кейтеринга, что влияет на уровень комфорта для гостей.

Научные площадки для проведения конференций:

  • залы бизнес-центров и отелей;
  • конференц-холлы;
  • камерные лектории;
  • залы для лекций;
  • павильоны выставочного типа.

Начнём мероприятие?

Организация научно-практической конференции, ее отличительные черты

Особенности такого типа мероприятия заключаются в его структуре. Она состоит из двух частей: выступления спикеров с докладами и обсуждения прослушанной информации участниками. В этот период даже свободные слушатели могут дать обратную связь докладчикам, представить свои мнения, поделиться опытом, знаниями, результатами научной работы.

Результативность коммуникативной части зависит от программы выступлений и уровня комфорта гостей. При правильно выбранной обстановке, отлаженном обслуживании, кейтеринге, ученые легко сконцентрируются на дискуссионном обсуждении. Такой подход обеспечит формирование позитивных эмоций и впечатлений у спикеров и слушателей, вызовет у них желание еще не раз посетить ваши научно-практические конференции. Возможно, это станет стимулом организации нового мероприятия на более высоком уровне, вплоть до международного.

Почему стоит доверить подготовку конференции профессионалам

Для проведения мероприятий данного типа есть специальный стиль, принятый в мировом научном сообществе. При подготовке к конференции его обязательно следует придерживаться. Даже на уровне ВУЗа очень сложно самостоятельно подготовить и провести такое массовое, масштабное мероприятие, так как нужно учесть массу мелочей и деталей.

Если вам нужно, чтобы оно прошло «на высоте», лучше обратиться за помощью к специалистам, которые имеют большой опыт в организации подобных событий. Вы будете избавлены от хлопот и стрессов, конференция будет плодотворной и результативной, а участники отлично проведут время и останутся довольными.

Что входит в стоимость услуги

Обращаясь в проверенное, надежное агентство, вы можете быть уверены в успехе и эффективности проведенного мероприятия. Подготовка научных конференций осуществляется с учетом ваших пожеланий, индивидуальных особенностей события и возможностей бюджета. Важнейшая часть мероприятия – составление плана, сценария, графика докладов и коммуникативной части. Ее разработка входит в оплату, как и создание веб-сайта конференции, подготовка нужных полиграфических материалов и продуктов, сувениров, полное сопровождение события, обеспечение безопасности участников.

Смета зависит от формата и статуса мероприятия, его длительности, количества гостей и их положения. В стоимость входит арендная плата за площадку, зал. Если в вашей организации есть научно-исследовательский центр, можно оборудовать его необходимой техникой, оформить в тематике конференции. Это значительно сократит расходы.

Бюджет должен включать в себя затраты на кейтеринг, в зависимости от его вида и предлагаемого меню. Также в него входят логистика, трансфер, встреча и размещение гостей, организация их досуга. Оплатить нужно будет материально-техническое обеспечение, услуги фото- и видеосъемки, размещение их в СМИ при необходимости.

Организация и проведение научной конференции event-агентством DoctorTeam

Компания много лет занимается качественной профессиональной разработкой мероприятий данного типа в любом формате. Наши специалисты реализуют проект с нуля, осуществляют индивидуальный подход, уделяя максимальное внимание особенностям тематики. Они прорабатывают программу таким образом, что каждая ее деталь работает на отдачу и приносит пользу каждому участнику конференции. аш проект будет гарантированно эксклюзивным, интересным и эффектным.

Мы не составляем сложные схемы и не перенасыщаем мероприятие лишними элементами. У вас есть возможность заказать услугу подготовки и проведения научной конференции под ключ в соответствии с выделенным бюджетом. Позаботимся о минимизации ваших расходов, не экономя при этом на качестве, так как полностью отвечаем за результат своей деятельности.

Персональный куратор проекта будет на связи с вами в режиме 24/7. Вы можете чувствовать себя спокойно и уверенно, наслаждаться общение с коллегами. Вся работа ляжет на плечи настоящих профессионалов. Забудьте о неприятностях, накладках, форс-мажорах и технических неполадках. Конференция пройдет достойно!

Видео
с мероприятий

Яркие и незабываемые мероприятия любого формата!
Яркие и незабываемые мероприятия любого формата!

FAQ

1.

Что включает в себя организация научной конференции?

Created with Pixso.
Организация научной конференции включает в себя подбор и бронирование места проведения, приглашение докладчиков, создание программы мероприятия, техническое обеспечение, а также регистрацию и сопровождение участников.
2.

Как вы выбираете место для проведения научной конференции?

Created with Pixso.
Место выбирается на основе ряда критериев, включая вместимость, доступность для участников, наличие необходимых технических ресурсов, а также удобства для организации питания и проживания.
3.

Какие дополнительные услуги вы предлагаете для научных конференций?

Created with Pixso.
Мы предлагаем услуги по организации выставочных стендов, разработке и печати материалов конференции, обеспечению синхронного перевода, организации кофе-брейков, обедов и ужинов, а также трансферов для участников.
4.

Можете ли вы помочь с привлечением спонсоров для научной конференции?

Created with Pixso.
Да, мы можем помочь в привлечении спонсоров, разработке спонсорских пакетов и ведении переговоров с потенциальными партнерами.
5.

Как вы обеспечиваете техническую поддержку на конференции?

Created with Pixso.
Мы обеспечиваем полный спектр технической поддержки, включая аудио- и видеотехнику, проекторы, компьютеры, интернет-доступ и помощь технического персонала на протяжении всего мероприятия.
6.

Можете ли вы помочь в подготовке материалов для конференции, таких как программы, брошюры и сертификаты участников?

Created with Pixso.
Да, мы предлагаем услуги по дизайну и печати всех необходимых материалов, включая программы, брошюры, бейджи, сертификаты участников и другие информационные материалы.
7.

Как вы управляете регистрацией и сопровождением участников конференции?

Created with Pixso.
Мы используем современные системы онлайн-регистрации, предоставляем поддержку по электронной почте и телефону, а также организуем приветственные стойки и информационные пункты на месте проведения конференции для удобства участников.

Начнём мероприятие?

Другие услуги