Онлайн и оффлайн мероприятия

Для начала стоит точно определить, что подразумевает каждый из форматов. Офлайн мероприятие предполагает «живое» реальное общение между людьми. Проводится в специально предназначенных для этого залах или на природе.

Онлайн события проводятся по видеосвязи через интернет, при этом их участники могут находиться в разных уголках мира.

• Логистика. В этом плане онлайн события выигрывают за счет своей гибкости. Чтобы провести или поучаствовать в мероприятии, нет нужды ехать в другой город или искать подходящее место. Каждый может подключиться из любой точки мира, где есть интернет.
• Организация. С одной стороны, для онлайн конференций или других подобных мероприятий не потребуется организовывать декор помещения, продумывать меню для гостей. Но это не значит, что организация события будет сводиться только к продумыванию программы и списка приглашенных. В этом случае очень важно наладить техническую сторону. Перебои в трансляции, некачественное видео и всевозможные заминки не дадут желаемого результата.
• Вовлеченность. По этому пункту лидерство за офлайном. Живое личное общение, новые знакомства – все это дает возможность человеку лучше углубиться в тему, он будет сильнее заинтересован, чем при просмотре видео дома.
• Соблазны. В привычной домашней обстановке больше соблазнов отвлечься, а значит усвоение новой информации будет хуже. Участник менее сконцентрирован, он может считать, что способен заниматься несколькими делами одновременно, пока видео играет на заднем фоне. На официальных мероприятиях такого нет.
• Бюджет. Все зависит от масштаба мероприятия, приглашенных спикеров и количества людей. Да, при проведении событий через интернет не нужно выделять деньги на транспорт и кейтеринг. Но это не значит, что без вложений не обойтись. То же оборудование для качественной съемки обойдется недешево.

• Презентация нового продукта компании.
• Расширение узнаваемости компании, продвижение ее имиджа.
• Решение деловых задач.
• Нетворкинг, создание полезных связей.
• Улучшение качества отношений внутри коллектива, поддержка командного духа.
• Активизация бизнес-процессов.
• Повышение знаний и навыков сотрудников.
• Усиление мотивации персонала.

Как видите, вне зависимости от формата, основные задачи компании остаются неизменными.

Во многом формат встречи зависит от целей, которых планирует достичь руководство компании. Многие из них можно проводить как путем личных встреч, так и благодаря интернету, но есть и исключения. Любой из них команда DoctorTeam поможет провести на высшем уровне. К наиболее популярным форматам относятся следующие.

• Конференция. Предполагает выступления докладчиков, предложенные темы активно обсуждаются участниками, проводится обмен опытом.
• Семинар. Участники представляют доклады, рефераты и сообщения, полученные в результате различных исследований. На семинарах также проходит активное обсуждение полученной информации, кейсов.
• Тренинг. Непродолжительный по времени формат, основная цель которого – получение новых навыков и знаний. Может быть открытым – для специалистов конкретного профессионального направления, или закрытым – для повышения квалификации работников компании-организатора.
• Выставка. Демонстрирует имеющиеся достижения компании, может длиться несколько дней. Не подходит для проведения онлайн.
• Презентации. Основная задача – представление нового продукта, услуги или достижения компании. Залог успешно проведенной презентации – тщательно проработанный и интересный сценарий.
• Деловой прием. Это своеобразный симбиоз делового и развлекательного мероприятия. Позволяет установить новые коммуникации и полезные связи, решить стратегические задачи – и все это в достаточно неформальной обстановке. Подходит только для офлайн формата.
• Круглый стол. Формат, позволяющий совместно обсудить идеи, проблемы и стратегию компании.
• Форум. Крупное бизнес-событие, которое подразумевает обмен знаниями в конкретной области в достаточно сжатом и при этом очень доступном формате.

• Тимбилдинг. Корпоративные мероприятия с элементами командных приключений и игр, главная цель которых – укрепление командного духа, усиления мотивации работников, повышение лояльности к руководству. Тимбилдинг может проводиться в офисе, на природе или даже на теплоходе, может быть игровым, с элементами экстрима, творческим, спортивным, тематическим.
• Корпоратив. Праздничное мероприятие, важное для корпоративной культуры. Позволяет весело и с пользой для командного духа отметить крупные праздники или юбилей компании.
• Квесты. Один из видов командообразующих тренингов, в котором присутствует нестандартный подход. Для квестов характерно присутствие элементов поиска или загадки, создание сцен и ситуаций, в которые попадают участники.

Организация офлайн мероприятия любого формата – непростая задача, требующая огромного количества сил и времени, для успешного проведения необходимо решить массу задач. Подготовку к нему можно разделить на несколько этапов.

• Составление целей и бюджета. Без четкого понимания того, какого результата планируете достичь, невозможно провести успешный event. Также нужно определиться с бюджетом.
• Проработка концепции. Общая концепция будет во многом зависеть непосредственно от формата мероприятия. Тренинги будут отличаться от конференций, а выставки от форумов.
• Список спикеров. Если формат предполагает выступление людей, необходимо определиться с количеством спикеров, утвердить с ними выступления. Очень важно уделять внимание таймингу, ведь даже самое интересное выступление утомит слушателей, если оно будет затянутым.
• Программа. Если планируется корпоративное событие, то следует тщательно продумать программу – чем развлечь и занять гостей, как сделать так, чтобы вечер запомнился всем и надолго.
• Выбор места. Место проведения зависит от специфики и концепции мероприятия, а также количества приглашенных. Это может быть банкетный зал, конференц-зал, палуба теплохода, выставочный зал.
• Проживание. Проведение международных конференций и форумов предполагает организацию транспортной логистики. Нужно встретить гостей на вокзале или в аэропорту, довезти их в гостиницу. Для этого заранее прорабатывается трансферный лист.
• Питание. Крупное мероприятие не проводится за 20 минут, а значит без кейтеринга не обойтись. Банкет, кофе-брейк, фуршет, барбекю – выбор меню зависит от формата события.
• Оформление. Тематика оформления должна соответствовать масштабу и формату встречи. К примеру, при организации форумов потребуется обеспечить должное количество переносных конструкций, точек регистрации, фотозон. Банкет потребует другого варианта оформления, более праздничного.

Помимо основных этапов существует еще масса нюансов, о которых не стоит забывать. Чтобы не упустить ничего, и быть уверенным в результате, компании обращаются к event-специалистам.

Не стоит обольщаться, думая, что с организацией мероприятий в интернете все очень просто и не вызывает никаких сложностей. Да, в этом случае нет нужды продумывать меню и заниматься трансферами. Но от этого подготовка не становится похожа на легкую прогулку. Это не менее кропотливая работа, которая требует внимания.

Некоторые этапы подготовки схожи с теми, которые требуется пройти для проведения «живого» мероприятия.

• Выбор типа мероприятия. Будет ли это односессионный вебинар или трансляция? Или может многосеансовое масштабное событие?
• Выбор платформы. Из первого пункта вытекает второй. Все платформы работают по-разному и могут быть предназначены для конкретных целей. Важно изучить все особенности и функционал, есть ли на них чаты, ссылки и другие активности.
• Составление списка спикеров. Данный этап во многом похож на тот, что проводится для офлайн мероприятий. Но есть нюансы. Нужно решить, все спикеры будут подключаться удаленно, или часть выступающих и ведущий будут вести трансляцию из студии?
• Техническая составляющая. Для качественной трансляции потребуется настроить хорошую камеру и микрофон.
• Сценарий и тайминг. Время выступления также следует тщательно распланировать, участники не должны устать от потоков информации, непрерывно выливающихся на них.
• Графическое оформление. Показ спикеров или подготовленных презентаций, фоны и заставки, выполненные в корпоративном стиле – все это также следует разработать и применить.
• Интерактив. Возможно, вы организуете для зрителей голосования или опросы в реальном времени, которые развлекут участников в перерывах.
• Пригласительные ссылки. Определившись с точной датой проведения мероприятия, важно не забыть предупредить о нем всех потенциальных участников. Также нужно разослать приглашения и ссылки, по которым они смогут зарегистрироваться.

Как сделать, чтобы планирование мероприятия не превратилось в одну сплошную головную боль, а результат точно соответствовал ожиданиям? Все просто. Стоит лишь обратиться к DoctorTeam. Мы организуем event любого формата и масштаба.

Креативность и опыт нашей команды позволяют реализовать любые даже самые смелые сценарии, которые запомнятся участникам события. А индивидуальный подход к каждой компании – залог успешного достижения поставленных целей.