Как составить план организации мероприятия

Event management – это планомерное управление большими проектами по организации массовых мероприятий с множеством людей, одновременно собранных в одном месте. Это могут быть: разноплановые концерты, научные или практические конференции, торжественные официальные или неформальные встречи, свадебные или другие церемонии, важные корпоративные встречи, тематические фестивали. Оперативный график подготовки к проведению коллективного собрания представляет собой перечень основных этапов, конкретных действий, необходимых для эффективной организации конкретного, значимого события. Такой план предусматривает поэтапное решение основных задач с указанием чётких сроков окончания, конкретных исполнителей, ответственных за то или иное направление. Составляя оперативный план подготовки мероприятия необходимо иметь в виду, что при организации самой незначительной коллективной встречи нужно ясно представлять себе основную цель, главные задачи. В предварительно составленном проекте предусмотрены все основные этапы, необходимые для эффективной подготовки довольно значимого события. Это финансы, PR-акции, коммуникации, работа с персоналом (HR), оформление, содержание, логистика. Достижение конечной цели потребует существенных материальных затрат, для достаточно быстрого решения сложных, но необходимых задач нужно будет приложить интеллектуальные усилия. Заранее разработанный организационный план, в котором сосредоточены все предполагаемые действия нужен руководителю проекта для делегирования, визуального контроля. Нужен он и организаторам проекта, которые должны быть постоянно в курсе происходящего, иметь полное одинаковое для всех представление о ходе подготовки.

Сам процесс разработки, составления плана подготовки, организации любого коллективного мероприятия достаточно прост. На начальном этапе планирования руководитель созданной команды назначает ответственных за каждое направление, определяет по каждому перечень основных заданий, устанавливает главную цель. Затем руководитель совместно с ответственными по направлениям определяют конкретные действия, устанавливают дедлайн для каждого исполнителя. Для эффективного управления проектом составляется timeline – графическое описание всех задач с указанием конечного срока выполнения отдельных действий, всего проекта в целом. На такой диаграмме, где полностью видна вся общая картина подготовки, можно контролировать ход параллельно выполняемых работ, отслеживать состояние взаимосвязанных действий. Timeline, который является удачным форматом планирования, контроля конкретных работ для организации массовых событий, позволяет руководителю проекта дистанционно управлять ходом подготовки, следить за соблюдением сроков исполнения.

Классический план организации коллективного мероприятия состоит из следующих основных этапов:

• составить общий список участников, приглашённых гостей;
• разработать индивидуальный творческий сценарий проведения коллективного мероприятия с указанием конкретных действий, ответственных исполнителей, сроков окончания;
• составить бюджет с учётом расходов на фуршет, пресс-конференцию, другие организационные вопросы;
• определить место проведения. Предусмотреть оформление и техническое оснащение помещения;
• учесть транспортные расходы и услуги фото или видео оператора;
• привлечь внимание общественности, средств массовой информации.

Для профессиональной подготовки значимого для вас коллективного мероприятия лучше обратиться в профильное event-агентство!