Виды деловых мероприятий. Цели деловых мероприятий. Особенности деловых мероприятий.

Главным инструментом в развитии бизнеса и завлечении потенциальных партнеров, являются деловые мероприятия. Они устанавливают обоюдовыгодных отношений между представителями компаний. Это позволяет поддерживать деловые отношения и увеличивать свою популярность на рынке.

Основные виды и особенности деловых встреч

Важнейшим событием в существовании компании являются деловые встречи. Правильная подготовка к ним – это более 60% успеха в достижении поставленных перед предприятием целей.

Виды деловых мероприятий и их особенности

• Конференция - мероприятие для собрания круга лиц в одном месте для обсуждения обозначенных тем. Порядок проведения встречи начинается с регистрации участников, ознакомления их с программой. Далее открытие организаторами и информативная часть. В это время читают доклады и обсуждают их. Проводится обеденный перерыв или фуршет после завершения конференции. Компании устраивают культурно-развлекательную программу для участников после завершения конференции. Это создает неформальную обстановку среди участников.
• Семинар. Дискуссионная форма – это главная особенность. В таком формате докладчики выступают на заданные темы и обсуждают их с другими участниками. Деловые сферы являются популярной темой для семинаров. На них решаются новые задачи и осваиваются теории управления предприятия. Мероприятие бывает двух типов: открытого (участие всех желающих) и закрытого (только сотрудники компании).
• Деловой прием представляет собой симбиоз двух событий - делового и развлекательного.
• Тренинг – вид мероприятия с активной формой обучения, для обратной связи от участников. Цель - приобретение практических знаний и модулирования новых моделей поведения. Например, для гибкости реагирования на переменчивую обстановку или на формирование конкретных навыков в бизнесе.
• Собрание дилеров подразумевает под собой собрание разных групп населения, деятелей одной области или представителей нескольких компаний. Они проводятся для выявления рыночного сегмента или обмена информацией. Эти деловые мероприятия создают неформальную атмосферу. Место проведение – загородные дома или пансионы. Время условно разделено на официальную часть и спортивно-развлекательную программу.
• Выставка проводится в специальных залах со стендами-декорациями и длится несколько дней. Это мероприятие широко освещается в СМИ. Также имеет наружную рекламу. Событие с высоким уровнем рентабельности. Это универсальная часть комплекса маркетинговых коммуникаций.
• Пресс-конференция или брифинг - деловое мероприятие, организованное для средств массовой информации. На них оглашаются события из «первых уст» с возможностью мгновенно ответить на вопросы. Популярный способ распространить информацию.
• Презентация - мероприятие для завлечения новых инвесторов, бизнес-партнеров и клиентов проводятся презентации, представляющие конкретную информацию, новые идеи, чтобы показать видение собственной продукции.
• Бизнес-форум. Масштабное мероприятие популярное для охвата большой аудитории. Формат позволяет участникам свободно общаться. В виду сложности, потребуется участие опытного организатора.

Деловые мероприятия также делят на официальные и неофициальные встречи. Официальные – следуют строгому протоколу, не допуская отклонения от строгой процедуры. Неофициальные встречи проходят без оформления документации результата, и больше напоминают обычное неформальное общение.

На формат проведения встречи влияют основные цели деловых мероприятий. Целевой аудиторией для их посещения являются бизнес-партнеры, потенциальные клиенты или инвесторы.

Главные цели деловых встреч

• Презентация новой услуги или товара – это процесс описания предложения. Нужно продать предварительный этап, уметь говорить на языке «выгод». Учитывается целевая аудитория, посетившая мероприятие. Необходимо умение превосходить возражения, пояснять специальную терминологию и вовлекать в процесс использования продукта.
• Привлечение внимания СМИ и общественности. Заключается в определении круга изданий, для которых интересно мероприятие. Составление списка журналистов освещающих событие и их официальное приглашение, организация аккредитации.
• Формулирование положительного имиджа компании, который откладывается в сознании целевой аудитории. Также способствует расширению границ своего влияния, выделяет среди конкурентов предприятия и увеличивает вероятность завлечение инвесторов.
• Укрепление деловых отношений между партнерами предприятия.
• Приглашение к сотрудничеству новых клиентов и партнеров.
• Представление высокого потенциала и перспектив сотрудничества.
• Увеличение продаж.

Перечисленные цели касались встреч для внешнего формата состава участников, приглашенных на мероприятие. Фирменные корпоративы организовывают для одной компании. Внутренние деловые встречи снижают конфликтность, показывают перспективы сотрудничества и информируют о новых стратегиях в развитие бизнеса.

Основные задачи и все возможные решения принимаются организаторами. Для достижения поставленных положительных результатов необходимо выделить некоторые этапы подготовки деловых мероприятий.

Проведение бизнес-мероприятий пошагово

• Определение цели, которая точно обозначает масштаб события, количество гостей, расходы компании.
• Детальный расчет бюджета и согласование его с ответственными лицами. Учитываются стоимость аренды помещения, кейтеринг. При необходимости вычисляются расходы на транспорт и техническое оборудование помещения. Также рассчитывают стоимость сувениров для участников, спикеров, или затраты на систему бонусов.
• Детальная разработка плана и определение формы проведения события.
• Правильное распределение заданий для сотрудников и составление расписания.
• Формирование маркетинговых схем, работа над рекламой и информационная поддержка.
• Организация требует аренды зала, ресторана или другого типа помещения, приглашение участников, определение спикеров или тренеров, приглашенных на мероприятие.
• Составление спортивно-развлекательной программы мероприятия.
• Организация кофе-брейков во время проведения мероприятия. В зависимости от условий проведения встречи, составление меню для завтраков, обедов и ужинов.
• Техническая подготовка площадок, где будут проводиться деловые мероприятия.
• Встреча гостей и их размещение в соответствии с составленным списком.

Для того чтобы обезопасить мероприятие от отклонений от плана, необходимо провести несколько чек-ап репетиций. Нужно предварительно посетить место проведения, провести встречу с администратором, за которым закреплен заказ. В ходе мероприятия важно распределение ответственных лиц за общение с целевыми группами и отдельными персонами.

Опытные специалисты компании DoctorTeam учитывают ряд нюансов для правильной организации деловых мероприятий, включая цели инициаторов. Они сопоставляют с уже существующими форматами, чтобы выбрать идеальный вариант. Также важен баланс между информативной программой и временем для непринужденных личных бесед. Однако завершительным этапом для организаторов является не время окончания мероприятия, а оценка полученных результатов, мониторинг публикаций в СМИ и рассылка итогового пресс-релиза. Так проводится работа организаторов, когда деловые мероприятия полностью заканчиваются.

Сотрудничество с иностранными партнерами имеет свои особенности. Российские бизнесмены предпочитают вести переговоры в неформальной обстановке. Однако они оценивают партнера по внешнему виду. При необходимости переводчика учитываются его знания терминологии и наличие опыта в соответствии с заданием. Он должен быстро ориентироваться в изменении ситуации.

Организаторы бизнес-встреч должны знать особенности их организации. Важно ориентироваться на цели таких мероприятий. Следуя алгоритму этапов их проведения, повышается вероятность успеха. Наша компетентная команда поможет вам на каждом этапе, чтобы запланированное вами мероприятие удалось. Связаться с нами можно по указанным номерам телефона.