Правила выездной бизнес-конференции: советы профессионалов

21 мая 2021

О чём Вы узнаете в статье:

- Предварительное планирование и проработка программы

Организация конференции – трудоемкий процесс, требующий от организатора недюжинного опыта и соответствующих знаний. А выездное мероприятие доставляет еще больше сложностей. Всего один неучтенный нюанс способен превратиться в серьезную ошибку, которая испортит все впечатление о событии, приведет к неудаче, испортит репутацию организатора.

Предварительное планирование и проработка программы

Чтобы стоять у истоков по-настоящему успешного делового мероприятия, придется пройти через несколько важных этапов. Если у вас есть хотя бы малейшие сомнения в том, что вы не сможете все сделать безупречно, на помощь придет организатор выездных мероприятий.

Все начинается с идеи, и конференции – не исключение.

Для начала необходимо точно понимать, каких целей вы планируете достичь путем организации мероприятия. Вы должны четко понимать, кто ваша целевая аудитория. Необходимо тщательно изучить рынок, чтобы выяснить, насколько планируемая тема будет актуальна и востребована.

В зависимости от темы, необходимо сформировать список докладчиков. Естественно, потребуется выявить выгоду для докладчика.

Порой, необязательно, чтобы выгода была сугубо материальной. Если предполагается некоммерческий формат мероприятия, стоит обеспечить максимально возможную информационную поддержку для выступающего докладчика.

Следующий этап – тщательная проработка программы. В процессе необходимо учесть несколько факторов.

Что есть при подготовке к конференции

Количество дней, в которые будет проходить мероприятие.
Точную программу для каждого дня.
Определение отведенного времени для каждого выступающего.
Включение перерывов для перекуса, отдыха и общения приглашенных гостей.

Тайминг конференции должен быть четко прописан. Важно выдержать золотую середину между насыщенной программой и временем для отдыха. Иначе участники попросту устанут и потеряют интерес.

Чтобы получить проработанный безупречный план с развлекательными элементами, вы можете обратиться к команде Doctor Team.

Оптимально начинать подготовку к крупному мероприятию как минимум за четыре месяца до его проведения.

Информационное сопровождение

Потенциальные участники мероприятия должны заранее узнать о нем, чтобы спланировать свой график. Широкое освещение события поднимет его статус и повысит успешность.

Залогом успеха станет правильное комбинирование средств рекламы. Если позволяет бюджет, можно задействовать СМИ регионального уровня, отраслевые издания. Также стоит задействовать оповещения горячей и холодной аудитории при помощи e-mail рассылок и телефонных звонков.

Стимуляция ранней регистрации позволит получить финансы для оплаты различных организационных моментов.

По возможности необходимо привлечь партнеров на коммерческой или бартерной основе.

Подготовительные мероприятия

Один из самых сложных этапов. Организатор выездных мероприятий должен определиться с подходящей площадкой и заранее забронировать ее. Площадка должна соответствовать статусу и масштабу мероприятия, вызывать у всех приглашенных гостей исключительно положительные впечатления.

Конференц-залы – не единственное подходящее место для мероприятия. Это также может быть отель, конгресс-центр, культурный объект, просторный лофт.

Также потребуется бронирование номеров и организация трансфера для приглашенных спикеров.

Питание – еще одна важная часть крупных событий. Во время перерывов участники должны чем-то подкрепиться, также распространена практика организации досуга после окончания официальной части мероприятия. Фуршет или банкет помогут создать неформальную обстановку, в процессе которой участники могут пообщаться, обзавестись полезными контактами. Услуги кейтеринга смогут закрыть вопрос с питанием.

Чтобы не упустить ни одного важного момента, компании-организаторы обращаются в профессиональные event-агентства. Doctor Team обладает достаточным уровнем компетенции, опыта и навыков, чтобы организовать безупречное мероприятия самого высокого уровня.

Для создания нужной атмосферы конференц-залы можно дополнить различными фотозонами, местами отдыха.

Техническое сопровождение

Места проживания, трансфер, питание – не единственные вещи, которые необходимо обеспечить для проведения бизнес-мероприятия. Не менее важна техническая составляющая.

Это:

микрофоны для спикеров;
компьютеры или ноутбуки;
проекторы;
световое и музыкальное сопровождение.

Следующий шаг последние приготовления

За день до начала мероприятия необходимо проверить зал, подготовить все необходимые конструкции, настроить технику, отрепетировать выступления. Не нужно забывать про раздаточные материалы от спонсоров.

Стоит уделить достаточное внимание оформлению зоны ресепшена, чтобы подготовленное место производило приятное впечатление с первого взгляда.

На этом этапе устанавливаются необходимые пресс-волы и баннеры.

Хороший организатор всегда готов к форс-мажорам, а значит, не лишними в комплекте будут всевозможные удлинители, переходники для розеток, батарейки и даже шуруповерт со скотчем.

Кураторам и спикерам необходимо показать места выступления, туалеты, запасные выходы и зоны для курения.

После мероприятия

Завершение мероприятия еще не означает, что работа организаторов окончена. Не лишним будет подвести итоги, проанализировать прошедшего события, подбить смету. Также стоит опубликовать пост-релиз и фотоотчеты с места событий, разослать благодарности приглашенным спикерам и партнерам. Обратная связь от участников поможет оценить успешность конференции, учесть возможные недоработки и пожелания на будущее.

Мы готовы ответить на все интересующие Вас вопросы по электронной почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону +7(499)340-82-32.

Заказать услугу