Что такое event? Виды и форматы ивент мероприятий

О чём Вы узнаете в статье:

- Раскрываем понятие «Event»

- Цели ивент-мероприятий

- Основные задачи ивентов

- Классификация ивент-мероприятий

- Группы ивент-мероприятий по целям и аудитории

- Особенности делового эвента

- Организация специальных мероприятий

- Виды и функции корпоративного ивента, тимбилдинг

- Тонкости организации ивента

- Ивент-анализ

- Ивент-мероприятия с агентством DoctorTeam

Для каждого мероприятия, независимо от уровня его сложности и масштабности, важны детальное планирование и организация. Чтобы событие было эффективным и способствовало продуктивности, успешности вашего бизнеса, необходимо максимально продумать и предусмотреть массу тонкостей.

Не может быть одинаковых мероприятий: их отличают цели, бюджет, аудитория. Планирование же является типичным процессом. Специалисты агентства DoctorTeam раскроют для вас секреты ивента, объяснят его цели, подробно остановятся на видах и форматах ивент-мероприятий.

Раскрываем понятие «Event»

С английского языка The Event переводится как «событие». Этим термином называют публичное мероприятие развлекательно-рекламного характера. По мнению Джо Голдблатта, известного специалиста в сфере ивент-менеджмента, данное понятие появилось сравнительно недавно, во второй половине ХХ века, при открытии в США Диснейленда.

Ивенты являются необходимыми для маркетинга событийными мероприятиями, важным инструментом. Они формируют лояльность потребителей, повышают и укрепляют имидж компании. Такие события оказывают влияние на мнение целевой аудитории, помогают устанавливать и расширять круг деловых контактов, содействуют обмену опытом.

Эвент – канал маркетинга для В2В и В2С предприятий. Это способ коммуникации, четкой передачи нужных посылов в подходящий для этого момент.

Цели ивент-мероприятий

Для каждого мероприятия устанавливаются конкретные цели, которых необходимо достичь при его проведении. Вид события выбирается в зависимости от его задач. Если нужны новые сотрудники, проводится выставка вакансий. Для ознакомления потенциальных и существующих клиентов с новым продуктом организовываются презентации. Каждый грамотно и профессионально проведенный эвент повышает ценность и значительность бренда.

Основные задачи ивента:

• привлечь к компании или продуктам новую аудиторию;
• сформировать положительное отношение к бренду;
• рассказать о новой продукции, услуге;
• повысить объем продаж;
• улучшить запоминаемость и узнаваемость бренда;
• раскрыть перед целевой аудиторией опыт взаимодействия с услугой либо продуктом;
• обеспечить внутрикорпоративную и внешнюю рекламу.

Классификация ивент-мероприятий

Существует несколько классификаций ивента. Их авторы ставят во главе угла разные факторы, принципы, основываясь на собственном видении данной проблематики. Чаще всего события группируют по типу маркетинговой деятельности, целевой аудитории, способу взаимодействия с ней, ориентированию на объекты воздействия, открытости.

Постоянно растущая потребность в ивенте и развитие современных технологий приводят к непрерывному появлению новых типов мероприятий. Чтобы не ошибиться в выборе необходимого события, нужно в точности определить его цели и желаемый конечный результат.

Группы ивент-мероприятий по целям и аудитории:

• деловые или торговые (Trade Events);
• специальные (Special Events);
• корпоративные (Corporate Events);
• командообразуующие (Teambuilding).

Особенности делового эвента

Такие мероприятия проводят для партнеров и клиентов. Целью событий становится обмен опытом, ознакомление целевой аудитории с достижениями компании, достоинствами выпускаемых новых продуктов, улучшение имиджа бренда, повышение продаж. Мероприятия данной группы представлены семинарами, конференциями, слетами, форумами, презентациями, конгрессами, приемами. Торгово-деловые ивенты помогают в расширении круга клиентов и партнеров.

В эту группу входят открытия, выставки, ярмарки, BTL-акции. Промо-мероприятия организуются, чтобы потенциальные покупатели заинтересовались продуктом, услугой. Во время проведения события аудитории дается возможность самостоятельно оценить достоинства демонстрируемого товара. Для этого привлекаются промоутеры, которые распространяют рекламные листовки, организуется место для непосредственной раздачи, семплинга или дегустации, подготавливается промо-персонал. Для BTL-мероприятия устанавливается специальное брендированное оборудование: промо-стойки, малые стенды, на которых размещаются крупноформатные рекламные картинки.

Организация специальных мероприятий

Целевая аудитория Special Events – это клиенты. Такие события, одноразовые или комплексные, проводятся для большого количества людей, часто с приглашением представителей СМИ и шоу-бизнеса, известных лиц. Зрелищные, эмоциональные, яркие, развлекательные мероприятия любых масштабов и тематической направленности вызывают обширную положительную реакцию существующих и потенциальных потребителей продукта, которая благотворно влияет на имидж бренда. Ее можно поддержать организацией концертов, презентаций, фестивалей, рекламных туров, благотворительных акций, показов, шоу, вручения премий.

Хороший результат дает проведение пресс-мероприятий официального или неформального характера: туров, брифингов, конференций, ланчей, круглых столов. С помощью журналистов важная информация охватит большое количество людей. После профессионально организованных ивент-мероприятий растет интерес к продуктам, повышается лояльность к бренду и укрепляется имидж компании.

Виды и функции корпоративного ивента, тимбилдинг

Corporate Events – мероприятия, которые организовываются для сотрудников компании. Цели таких событий – поддержать корпоративные традиции, донести идеи компании до коллектива. Достичь таких результатов можно организацией празднования дней рождения или юбилеев компании, важных дат в ее истории, профессиональных праздников, проведением совместного отдыха, вечеринок.

До недавнего времени Teambuilding рассматривали, как вид корпоративного ивента, затем он был выделен в отдельную группу событий. Участниками данных мероприятий выступают сотрудники, а основная цель – сплочение коллектива, превращение его в одну команду, работающую на достижение общего результата. Событие объединяет в себе отдых и тренинг, моделирующий различные ситуации, которые сотрудники компании должны решать сообща. Это повышает работоспособность и продуктивность сотрудников, помогает решить множество проблем: от производственных до эмоционально-психологических.

Командообразование – важнейшее задание для руководителей компаний любого масштаба. С помощью командообразующего ивента в коллективе поддерживается здоровый микроклимат, формируется лояльность сотрудников к компании. Тимбилдинг может быть активным, спортивным, кулинарным, творческим, экологическим, психологическим, игровым, интеллектуальным. Он проводится в виде офисных и выездных мероприятий, тренингов, мастер-классов, квестов. Все большей популярностью пользуется Family Day, событие, объединяющее коллектив на уровне эмоций, превращая его в большую дружную семью.

Тонкости организации ивента

Чтобы мероприятие прошло успешно и эффективно, нужно провести тщательную подготовку к нему, учесть все нюансы. В первую очередь определите цель и формат события. Чего вы от него ожидаете? Это будет информирование о продукте бренда, сбор средств, рекламная компания, развлечение для клиентов или обучение коллектива? Выбор влияет на формат события.

На этапе планирования нужно составить документ, содержащий подробный перечень этапов организации и проведения мероприятия. В нем учитываются мельчайшие подробности, включая логистику и продвижение. Составление бюджета происходит по списку задач, с запланированными и возможными непредвиденными расходами. Место проведения нужно лично проверить и заранее забронировать. Учитывайте все детали: от меню и униформы официантов до оформления пригласительных.

Чтобы избежать форс-мажорных ситуаций, определите зону ответственности для каждого члена команды по организации и проведению события. Используйте максимальное количество каналов для анонсирования мероприятия, чтобы охватить большее количество людей. Обеспечьте ненавязчивый идеальный сервис.

За 1-2 дня до ивента проведите финальную проверку. Определите, полностью ли готов персонал, техника, оборудование, площадка, материалы. Уделите время составлению чек-листа и пройдитесь по нему до начала мероприятия.

Ивент-анализ

Максимальную отдачу от ивента обеспечивают правильная постановка целей, использование ключевых показателей эффективности, количество целевых участников (KPI). Обратная связь и анализ эвент-мероприятия не менее важны, чем само событие. Анализируя, нужно учитывать основные показатели.

Определить успешность поможет подсчет общего количества регистраций за отведенное время. Можно узнать, когда и какие именно билеты пользовались большим спросом. Если мероприятие было платным, проанализируйте не только общую сумму, но и другие ключевые показатели: возраст самых активных участников, типы билетов, проданные быстрее остальных, сезон высоких и низких продаж. Оцените соотношение затраты/доход.

Степень удовлетворенности гостей можно определить с помощью опросников, которые они заполнят после мероприятия, оставленных отзывов. Обязательно проведите мониторинг уровня вовлеченности участников, показывающий успешность построения отношений с клиентами, потенциальными партнерами. Каждое событие становится источником цифрового контента, который создают не только организаторы, но и посетители. Общий успех ивента с охватом международной аудитории определяется количеством упоминаний о нем в социальных сетях.

Вы должны предложить участникам нужную для них, ценную информацию, актуальные знания, контент, который найдет у них отклик. Взаимодействуйте со спикерами, убедитесь, что содержание их докладов и выступлений соответствует запросам целевой аудитории. Проследите за страницами профиля выступающих на сайте проведенного мероприятия: количество просмотров, лайков, прочитайте комментарии.

Также важно подсчитать количество регистраций, новых клиентов, целевых участников. Успешное ивент-мероприятие отличается высоким процентом KPI. Если же профили участников не имеют ничего общего с портретами потенциальных клиентов, значит стратегически событие было построено неправильно.

Ивент-мероприятия с агентством DoctorTeam

Наше агентство много лет организовывает успешные, эффективные ивент-мероприятия разных типов и масштабов. Обращение к нам – это возможность для вас сэкономить время, средства и силы. Среди множества форм event-маркетинга наши специалисты подберут именно ту, которая подойдет для решения поставленных вами задач.

Команда профессионалов возьмет на себя все хлопоты по подготовке и проведению события, а ваш персональный event-менеджер будет на связи в режиме 24/7.

Выберем оптимальный формат ивента, пригласим спонсоров и участников, выберем локацию, организуем и оснастим площадку, изготовим необходимый раздаточный материал. Вам не нужно будет беспокоиться о логистике, кейтеринге и других важных деталях мероприятия. После проведения события наши сотрудники проанализируют его эффективность и порекомендуют вам стратегию последующих действий.