Распространенные ошибки при планировании и проведении мероприятий
О чём Вы узнаете в статье:
- Этапы проведения мероприятий, основные ошибки
- Рейтинг распространенных ошибок
- Тонкости выбора ивент-компании
- Определение задач и целей мероприятия
- Ошибки в планировании бюджета
- Грамотный расчет времени для подготовки
- Выбор и мотивация команды, ее организованность
- Количество участников мероприятия, интересы ЦА
- Подбор оптимальной площадки, лучшего времени
Для успешного и прибыльного ведения бизнеса необходимо постоянно заботиться о поддержании рейтинга компании, лояльности к ней клиентов, партнеров, инвесторов, заниматься продвижением существующих брендов и знакомить целевую аудиторию с новыми продуктами, услугами. Решить данные задачи можно проведением мероприятия различной направленности. Часто незначительный промах в планировании, организации, проведении события приводит его организаторов к полному краху. Специалисты агентства Doctor Team перечислят наиболее распространенные ошибки в данной области и расскажут, как их избежать.
«Те, кто не учится на своих ошибках, обречены на их повторение…» (Джордж Сантаяна).
Этапы проведения мероприятий, основные ошибки
Перед проведением любого события необходимо тщательно его спланировать: разработать индивидуальную концепцию с учетом задач и целей, воплотить ее. Когда мероприятие закончится, нужно обязательно проанализировать его результативность. На каждом из этапов могут случиться непредвиденные ошибки. Часто они случаются из-за неопытности организаторов, реже причиной становятся форс-мажорные ситуации.
Рейтинг распространенных ошибок:
- неправильно выбранная компания-подрядчик;
- неграмотное определение задач и целей;
- ошибочный расчет бюджета;
- слишком сжатые сроки для подготовки;
- некомпетентная команда;
- не соответствующее реальности количество участников;
- не учтены интересы целевой аудитории;
- неудачный выбор площадки;
- плохая, неэффективная реклама.
Тонкости выбора ивент-компании
Данный этап – основа, фундамент всей организационной работы. Вы можете проводить мероприятие самостоятельно, но без определенной профессиональной подготовки сделать это будет крайне сложно. Существует множество нюансов, которые могут учесть лишь опытные специалисты. Все-таки, лучше обратиться к профессионалам.
Здесь также можно легко ошибиться, доверив судьбу бренда недостаточно подрядной организации, сотрудники которой недостаточно квалифицированы, чтобы провести мероприятие необходимого для вас масштаба или формата. Сложности часто начинаются уже на первых порах взаимодействия подрядчиков с заказчиком. Они заключаются в отсутствии взаимопонимания, неспособности наладить коммуникацию, ответить на ваши вопросы. Если подрядчик не прислушивается к вашим предложениям и рекомендациям – проект заведомо обречен на провал.
Выбирайте для организации мероприятия event-агентство, с которым вы уже имеете положительный опыт сотрудничества. Если это ваш первый контакт, стоит остановиться на компании со значительным временем присутствия в этой нише рынка. Изучите отзывы ее клиентов, просчитайте соотношение цены и качества. Лучше выбрать вариант с комплексным предоставлением услуги. Так вы сэкономите время на подготовку события и деньги.
«Основная задача успешной фирмы заключается в том, чтобы лояльные к ней клиенты сами инициировали перемены» (Саймон Мэйваринг).
Определение задач и целей мероприятия
Неправильная постановка задач события не позволит предусмотреть его конечные результаты. Перед началом подготовки необходимо определить, какие задачи и проблемы нужно решить, как оценивать итоги мероприятия. Заказчик должен точно знать, чего он ожидает от его проведения, на какую целевую аудиторию рассчитывает, какие видит итоговые результаты. Поставленные цели помогут понять, в каком направлении нужно двигаться, какой выбрать формат и какие технологии лучше использовать.
«Планы – ничто. Планирование – все» (Дуайт Эйзенхауэр).
«Цель без плана является обычной мечтой» (Антуан де Сент-Экзюпери).
Ошибки в планировании бюджета
Правильный расчет расходов входит в число наиважнейших моментов в организации мероприятия. Если допустить хотя бы небольшую неточность, можно нанести немалые убытки собственному бизнесу или репутации, что также немаловажно. Статьи бюджета выделяются в зависимости от формата и масштаба события. Наиболее затратными из них являются аренда площадки, банкетное обслуживание, праздничная программа.
Статьи расхода бюджета:
- PR-сопровождение;
- обслуживающий персонал;
- логистика;
- трансфер;
- фото/видеосъемка;
- охрана;
- приглашение знаменитостей;
- расселение гостей и другие услуги.
«Экономия состоит не в сбережении, а в отборе» (Эдмунд Берк).
«В конечном счете, вся экономия сводится к экономии времени» (Карл Маркс).
На итоговый бюджет влияет много факторов, но будет лучше, если вы заранее определитесь с суммой, которую готовы выделить. Определите для компании-разработчика граничную стоимость контракта, в которую они должны будут «вписать» мероприятие. Отлично, если вы сразу огласите им задачи события, приблизительное количество участников и сумму выделенного бюджета.
Обязательно нужно учесть непредвиденные расходы, так как от форс-мажорных ситуаций не застрахован никто. Всегда существует возможность, что при расчете бюджета и реализации события появятся ситуации, нуждающиеся в выделении дополнительных средств. Вы можете забыть о покупке призов для победителей викторины, сувениров для инвесторов, случайно окажется, что у спикера конференции сломался автомобиль и ему нужно оплатить такси.
Такие вещи стоит предусмотреть еще на начальном этапе планирования, добавив дополнительно 10-20% от общей суммы. Экстремальные ситуации нужно определить и указать во время составления договора с ивент-агентством.
«Наиболее полезный пункт договора – форс-мажорные обстоятельства – уберег множество компаний от незапланированных расходов и даже убытков. Если его не предусмотреть, неприятная ситуация может обернуться крахом…» (Марина Суткович).
Грамотный расчет времени для подготовки
Организация любого проекта, независимо от его масштаба, требует определенного количества времени. Важно позаботиться об этом заранее, расставив адекватные сроки для периода планирования, подготовки. Ни одна ивент-компания не согласится организовать событие за слишком короткое время, так как от этого пострадает качество проведения, а конечные цели не будут достигнуты. Сроки нужно рассчитывать с запасом, вдруг в каких-либо действиях потребуется превысить лимит времени. Постоянно будьте на связи с агентством-организатором и требуйте, чтобы они ориентировали вас по срокам относительно каждого этапа подготовки.
«Если ты не станешь спешить, то все будет у тебя ясным и надежным; торопливый человек опрометчив и слеп» (Тит Ливий).
«Каждый, кто торопится, демонстрирует, что дело, которое он взялся выполнить, ему не по зубам» (Филипп Д.С.Честерфилд).
Выбор и мотивация команды, ее организованность
Организация ивента – работа для команды, в которой каждый выполняет свои обязанности. Ошибка одного человека может стать полным провалом всего мероприятия. Если вы самостоятельно выбираете людей, которым поручите подготовку события, доверяйте это дело только ответственным сотрудникам. Лучше, если у них будет опыт в таких мероприятиях, умение организовать подобную работу. Сразу узнайте, смогут ли они составить сценарий, определить правильный тайминг, учесть все нюансы, продумайте способы мотивации, поощрения.
Если у вас впереди BTL-мероприятие, то необходимо подобрать промоперсонал, который будет осуществлять связь между потребителями и вашей компанией. Важна результативность их работы, которую можно повысить с помощью жесткого контроля или мотивации, стимулирующей самоконтроль и желание выполнять, перевыполнять план.
Чтобы не тратить время и нервы, защитить свое мероприятие от неприятных неожиданностей, лучше доверить подготовку мероприятия проверенной компании-организатору. Заказав услугу «под ключ», вы избавите себя и своих сотрудников от возможных конфликтов, сохраните их и свои временные, эмоциональные ресурсы.
У ивент-агентств есть базы надежного обслуживающего персонала для мероприятий различного типа. Промоутеров, супервайзеров, чекеров для BTL-событий, за работу которых будут нести ответственность организаторы. С профессиональным подходом вся команда будет придерживаться утвержденного сценария для достижения поставленных целей.
«Лучшая командная работа – люди, работающие в унисон для достижения одной цели» (Дж.С.Пенни).
«Ключ к успешному лидерству сегодня – влияние, а не авторитет» (Кен Бланшар).
Количество участников мероприятия, интересы ЦА
При планировании масштабного мероприятия вам нужно будет просчитать определенное количество гостей, которые должны его посетить. Это станет одним из определяющих факторов формирования выделенного бюджета. Если, например, ожидается посещаемость платного события – 2 тысячи человек, а в реальности его посетят лишь 500, заказчик не сможет получить прибыль, на которую рассчитывал. Вследствие этого, могут быть проблемы в финансовом плане, что скажется на репутации компании. Конечно, точно знать количество посетителей можно лишь при проведении закрытого ивента. Поэтому бюджет формируется с учетом расходов, а не возможных доходов.
Важно знать, чего хочет аудитория, без этого мероприятие обречено на провал. Не стоит акцентировать внимание на вопросах формального, технического плана, кейтеринге. Самое главное – программа ивента должна быть интересной, понятной, близкой и захватывающей для гостей. Чем ярче будут вызванные эмоции, тем сильнее окажется влияние на существующих и потенциальных потребителей продуктов, услуг вашей компании. Участники должны запомнить мероприятие надолго.
«Удача – то, что происходит, когда возможность встречается с планированием» (Томас Эдисон)
Подбор оптимальной площадки, лучшего времени
Правильно выбранная локация обеспечивает успех в проведении мероприятия. Никому не захочется сидеть в душном зале с недостаточной вентиляцией, стоять из-за недостаточного количества посадочных мест, добираться до площадки по улицам с пробками в час пик. Событие должно проводиться на технически оснащенной локации, способной вместить оптимальное количество участников, чтобы они себя комфортно чувствовали. Если до локации не слишком удобно добираться личным или общественным транспортом, стоит обеспечить трансфер для гостей.
К этому же пункту можно отнести невозможность игнорирования погодных условий. При проведении мероприятия на открытом воздухе нужно учитывать прогноз погоды на весь выбранный день. Если масштабный event планируется за несколько месяцев до даты проведения, лучше предусмотреть наличие зонтов, навесов, палаток, плащей-дождевиков.
Важно правильно определить оптимальное время, в которое большая часть представителей целевой аудитории сможет посетить мероприятие. Для семейных акций стоит выбрать выходной день или вечер рабочего. Домохозяйки смогут присутствовать на мероприятии без привязки ко времени. Представляемый на БТЛ-акции сезонный продукт или услуга должны соответствовать сезону востребованности и популярности.
Эффективность рекламы
Чем больше людей посетит мероприятие, тем результативнее оно окажется. Обидно, когда затрачены колоссальные силы и ресурсы, реализован отличный сценарий, а количество участников не оправдало ожиданий и надежд. Очень важно заранее позаботиться о PR-акции, рекламе события, планомерных и регулярных анонсах. Для этого используются традиционные способы в виде рекламы, размещенной в интернет-изданиях, роликов по телевидению. Отличный эффект дает сотрудничество с общественными лидерами, знаменитостями. Они могут создавать посты о вашем запланированном мероприятии, упоминать о нем в блогах, во время интервью. Это – особый тип нативной рекламы, который помогает обрести новую аудиторию. Даже открытая реклама станет эффективной для интернет-аудитории, привлекая на событие большое количество потенциальных участников.
Ежегодно в мире расходы на рекламу составляют более 500 млрд. долларов США.
Самая дорогая реклама в мире – Chanel – 33 млн. долларов.
Самая древняя реклама – надпись, высеченная на каменном столбе руин Мемфиса, за 500 лет до нашей эры.
Американские фармацевтические компании тратят на рекламу в два раза больше средств, чем на исследования.
В рекламе наручных часов стрелки всегда указывают на 10 часов 10 минут, создавая имитацию улыбки, которая позитивно влияет на подсознание.
Чтобы избежать страха провала мероприятия, обращайтесь в агентство Doctor Team. Наши квалифицированные опытные специалисты разработают, организуют и проведут мероприятия любого формата и масштаба, разной направленности «под ключ». Вы гарантированно получите желаемый конечный результат.
