Что такое брифинг и зачем он нужен?

О чём Вы узнаете в статье:

- Что такое брифинг, его цели

- Что необходимо узнать при первой встрече

- Бриф-анкета

- Особенности проведения правильного брифинга

- Вопросы, нуждающиеся в уточнении

- Действия после брифинга

В современном деловом мире ежедневно появляются инновационные технологии, позволяющие более эффективно взаимодействовать с партнерами, инвесторами, клиентами. В этой статье специалисты компании Doctor Team дают информацию о брифинге, его целях и задачах, важности для бизнеса, и делятся рекомендациями по его продуктивному проведению.

Что такое брифинг, его цели

Брифинг в деловом контексте – это первое личное знакомство с новым заказчиком, клиентом. Если вы, как исполнитель, начинаете работу над проектом или задачей, такая встреча должна давать вам исчерпывающую информацию, на основе которой вы решите, стоит ли браться за эту работу. Главная цель общения – обсуждение всех нюансов поставленного задания. Чем больше данных вы получите от клиента, тем проще вашей команде будет осмыслить проект и погрузиться в него. Дополнительная цель – установление партнерских отношений с заказчиком.

Каждая из сторон процесса должна четко осознавать, что она делает и для чего, какой результат нужно получить из сотрудничества. Брифинг проводится для выявления потребностей заказчика, определения проблем, расчета бюджета. Исполнитель объясняет заказчику, как будет решать поставленную им задачу.

Простым языком это значит: продажа клиенту инструмента или комплекса инструментов, гарантированно решающих его проблему.

Что необходимо узнать при первой встрече

Чтобы брифинг был максимально продуктивным, нужно четко знать, какую информацию стоит запросить у клиента. Есть несколько универсальных вопросов, которые послужат основой диалога. В первую очередь, узнайте сферу деятельности компании, продукты и услуги, предлагаемые ею. Также стоит знать, сотрудничает заказчик с частной клиентурой или оптовыми фирмами.

Крайне важно определить особенности целевой аудитории, потребности и проблемы потребителей. Идеально, если это будет образное либо портретное описание: данные о возрастной категории, месте жительства, гендерной принадлежности, семейном положении, увлечениях, уровне дохода.

Получая сведения о задаче, поставленной в рамках проекта, нужно остановиться на основной, конечной цели, долгосрочной и косвенных. Например, главная цель – достичь определенного объема продаж по региону. Долгосрочная или перспективная – выйти на новые, более масштабные, рынки. Косвенной целью может стать открытие сети интернет-магазинов бренда, ее продвижение. В идеале цель ставится с четко определенными цифрами и сроками, что в реальности бывает крайне редко. По этому пункту стоит спросить заказчика, почему он не может достичь желаемого результата сейчас, что ему мешает, какие есть проблемы.

Обсуждению подлежат особенности уникального торгового предложения, позиционирования компании, отличия от конкурентов, преимуществ перед ними. Здесь стоит коснуться конкуренции, чтобы подробно ее изучить. На основании знаний о соперниках будет проведен анализ их деятельности, способов продвижения, техники продаж.

Часто конкуренция в offline и online значительно отличается. Информация, полученная в ходе беседы, отмечается в брифе. Удобно, когда он представлен в форме таблицы с ответами на основные вопросы.

Бриф-анкета:

• какой у клиента бизнес, в какой сфере;
• особенности целевой аудитории;
• существующие или потенциальные конкуренты;
• проблема, послужившая поводом для обращения;
• поставленная цель и задачи;
• желаемый конечный результат;
• особенности бренда, услуги или продукта;
• наличие референсов на понравившиеся работы.

Особенности проведения правильного брифинга

Необходимо определить, кто из персонала вашей компании и представителей клиента будет присутствовать на первой встрече. Нет определенных требований к присутствию тех или иных специалистов. Все зависит от особенностей проекта. Это могут быть менеджер, владелец бизнеса, директор, руководители отделов, другие специалисты. Важно, чтобы диалог проходил четко и по делу. Если брифинг пройдет некачественно, задача будет не понята и неправильно передана в разработку. Затем вас ожидает множество правок и зря потраченное время, упущенные возможности.

Брифинг помогает сформировать портрет заказчика, осмыслить его проблемы, получить информацию по поводу конкурентов и клиентов. В процессе общения выявляется маркетинговая стратегия, от которой зависит разработка плана действий. Обязательно уточните данные, которые могут на первый взгляд показаться незначительными.

Вопросы, нуждающиеся в уточнении:

• сроки и приоритетность поставленных задач;
• тонкости и ограничения – можно запросить информацию о редполитике, брендбук, метрические, аналитические, мониторинговые и другие необходимые данные, если политика компании это позволяет;
• скрытые или перспективные конкуренты – кто, по мнению заказчика, может составить конкуренцию на рынке при реализации проекта;
• особенности и тенденции рынка в сфере деятельности компании клиента.

Действия после брифинга

Послебрифинговый этап не менее важен, чем все предыдущие. Встреча должна быть четко задокументирована, чтобы ни один ее элемент не потерялся. Для этого сразу после общения с заказчиком составляется meeting-report – конспект проведенной встречи в гугл-документе. Его нужно дополнить важными деталями, которые должны знать остальные участники.

Здесь указывается дата брифинга, количество участников с их ролями и должностями (поименные данные), проблема, которую принес заказчик для решения. В meeting-report заносится основная информация о бизнесе клиента, фирме, проекте и договоренности, достигнутой в результате встречи.

На основании брифа формируется детальная смета и подается заказчику для утверждения. По окончанию работ результаты также сверяются с брифом перед сдачей проекта.

Брифинг – неотъемлемая и важнейшая часть переговоров. Малейшие неточности и ошибки в процессе могут привести к отсутствию взаимопонимания с заказчиком, стать причиной неверно выбранной стратегии действий. Если вы не уверены, что сможете справиться с такой серьезной задачей, как проведение первой встречи с клиентом, обратитесь в агентство Doctor Team. Мы предоставим вам экспертов в необходимой области бизнеса, которые безупречно и продуктивно проведут брифинг. Они будут задавать четкие правильные вопросы для получения точной информации от ваших визави, заполнят бриф и meeting-report. У вас появятся все необходимые данные для успешной работы над новым проектом.