Организация международной конференции в Москве со скидкой - агентство "DoctorTeam"

Подбор программы и наполнения под аудиторию

Обучение тимлидеров и аниматоров

Более 100 спортивных и квестовых упражнений

Игорь Иванов – международные конференции, это уникальная возможность для профессионального роста, обмена опытом и установления глобальных связей в вашей области.

Игорь Иванов
Генеральный директор

С помощью конференций крупные компании и предприниматели могут донести информацию о новостях в бизнесе, достижениях, перспективных планах. Это – одни из важнейших мероприятий, позволяющие фирмам укреплять свое положение на отечественном и международном рынках, налаживать внешние и внутренние связи.

Необходимость проведения международных конференций

Чем крупнее организация или компания, тем больше пользы она получит от такого мероприятия. Конференция станет и своеобразной PR-акцией, и возможностью отыскать новые кадры, и показать потенциальным и реальным конкурентам мощь и силу своего бизнеса. Именно поэтому так важно провести ее на достойном уровне.

Семинары и конференции возможность привести в бизнес новых партнеров, заказчиков, инвесторов. Такие масштабные события предусматривают привлечение большого числа гостей, мероприятия длительностью в несколько дней. Организация конференции – очень серьезная деятельность, требующая ответственного подхода: составления детального планирования, правильного распределения обязанностей, обеспечения строго координируемого, результативного взаимодействия между всеми участниками команды. Именно организаторы отвечают за максимальную результативность коммуникации между ораторами и слушателями.

Типы конференций

Классификация мероприятий осуществляется в зависимости от направленности, состава участников, области научных, деловых, культурных и иных интересов. С учетом территории охвата, они подразделяются на локальные (школьные, вузовские, районные, региональные). Самый высокий уровень – международная конференция.

По типу исследовательской деятельности конференц-формат представлен научными, научно-практическими, отраслевыми, выставочными, корпоративными и бизнес-форумами. В их ходе общественность знакомится с результатами работы организаторов в определенной сфере.

Конференции по форме проведения:

  • очная – предусматривает личное выступление перед участниками и обязательную публикацию в специальном сборнике;
  • заочная – локация не определяется, тезисы выступлений собираются ответственными лицами, редактируются, рецензируются, издаются в бумажном или электронном виде;
  • интернет-конференция – публикация, размещенная на ресурсе организаторов, заменяет выступление перед аудиторией, а ее адрес – подтверждает участие автора;
  • онлайн-вещание – участники общаются на определенной платформе, имея возможность задавать вопросы выступающим, получать отклики на свое выступление.

Международная конференция: подготовительная работа

Самый важный момент – определение темы события. После его решения станут ясны особенности целевой аудитории. Это станет стартом подготовки к конференции. Ее масштабность и анонсируемая тематика определяют длительность подготовительных процессов. Они могут составлять от двух до шести месяцев.

Заниматься этим вопросом должны люди, обладающие высоким уровнем профессионализма, имеющие исчерпывающий запас знаний и большой опыт. Малейший, кажущийся незначительным, промах спровоцирует провал тщательно подготавливаемого события. Конференцию посещает множество гостей, и при ее не слишком удачном проведении можно лишиться положительной репутации.

Дополнительные услуги
Start Пакет услуг "Start" подойдет для малых и средних компаний, которые хотят получить незабываемое мероприятие в рамках ограниченного бюджета. В данный пакет услуг входит: разработка сценария мероприятия, профессиональный ведущий, музыка и диджей, а также профессиональное оборудование, которым владеет наша компания. Организация и проведение одной из стандартных программ от 300 000 ₽
Standart Пакет услуг "Standart" — идеальное решение для средних компаний с количеством участников от 50 до 250 человек, которые хотят провести незабываемый тимбилдинг в рамках ограниченного бюджета. В стоимость входит полный набор услуг: разработка сценария мероприятия, услуги профессионального ведущего, музыкальное сопровождение от DJ, а также использование нашего профессионального оборудования. Мы предлагаем организацию и проведение одной из стандартных программ, чтобы ваше событие прошло ярко и эффективно, способствуя укреплению командного духа. от 450 000 ₽
Premium
Тимбилдинг «Premium» — это эксклюзивное предложение для средних и крупных компаний, где каждая деталь продумана до мелочей. Мы создаем уникальные сценарии, полностью соответствующие вашим корпоративным целям, и обеспечиваем подбор идеальной локации, оформление, техническое оснащение и премиальный кейтеринг. С пакетом «Premium» вы получаете не просто тимбилдинг, а полноценное, вдохновляющее событие, которое надолго останется в памяти вашей команды и станет важной частью корпоративной культуры.
от 650 000 ₽
All inclusive Пакет услуг «All inclusive» — это комплексное решение для вашего корпоративного мероприятия, где всё уже включено. Мы берём на себя все этапы организации: от разработки индивидуального сценария и подбора локации до полного технического обеспечения и кейтеринга. В этом пакете предусмотрено всё, что нужно для успешного тимбилдинга, включая разнообразные активности, которые подходят для любого коллектива. «All inclusive» — это максимальный комфорт и уверенность в том, что ваше мероприятие пройдет на высшем уровне. от 1 000 000 ₽

Составляющие процесса подготовки к деловому мероприятию

Для грамотной организации важного мероприятия необходимо просчитать каждый шаг, взвесить и определить все варианты развития событий.

Этапы организации международной конференции:

  • определение концепции – основной идеи, объединяющей все выступления;
  • составление подробного планирования со строгим таймингом;
  • выбор состава слушателей и выступающих на конференции;
  • поиск заинтересованных инвесторов;
  • приглашение представителей СМИ;
  • брендирование конференции, тематический декор, фотозоны, атрибутика, раздаточные материалы, сувениры, полиграфия;
  • выбор комфортного, презентабельного места проведения;
  • детали организации трансфера, питания, досуга гостей;
  • планирование работы после проведения конференции (мониторинг, итоговый анализ, пост-релизы, отчеты, отзывы гостей и спикеров, освещение их в соцсетях и сообществах).

Важные детали организации

Конференция – серьезное событие, при подготовке которого стоит учесть несколько нюансов. Назначая ответственных за ее проведение, отдайте предпочтение не одному человеку, а команде профессионалов. Каждым направлением должен заниматься человек, имеющий нескольких сотрудников в подчинении.

Не забудьте выделить время для отдыха, перерывы различной длительности. Участники конференции должны решить накопившиеся вопросы по телефону, перекусить, просто подвигаться, размяться, пообщаться между собой.

Обязательно учитывайте возможность появления пауз и проволочек, возникающих по техническим причинам или из-за человеческого фактора. Продумайте, чем можно их заполнить. Сбор отзывов участников необходимо провести сразу после мероприятия. Обратная связь очень важна, не теряйте время, чтобы ее получить.

Начнём мероприятие?

Возможные трудности организационного процесса

Иногда в ходе проведения международной конференции возникают непредусмотренные проблемы. Чтобы их предотвратить, нужно «подстраховаться». Путем заключения с каждым спикером договора об использовании во время выступления лишь эксклюзивных материалов, вы сможете избежать неинтересной, заезженной, банальной, устаревшей информации.

Заранее поинтересуйтесь, возможно, кому-то из гостей конференции будет нужен личный помощник. Учитывайте финансовые возможности целевой аудитории конференции. Соотнесите их с установленными ценами, чтобы не остаться с пустым или полупустым залом. Продумайте и установите правила возвращения денег за билеты. Например, если участник решит отказаться от посещения мероприятия за 1-2 дня до него, вы не компенсируете ему затраты или вернете определенную часть стоимости.

Факторы, влияющие на цену организации конференции

Международная конференция не всегда может быть организована и проведена собственными силами. Заказывая данную услугу в event-агентстве, вы должны знать, от чего зависит ее стоимость. Главные критерии – масштаб, количество участников, формат конференции. Вам нужно заранее определить бюджет мероприятия, чтобы иметь возможность корректировать траты.

Основные пункты предложения, которые подлежат оплате – это разработка основной концепции, подбор площадки для проведения конференции. Кроме этого, агентство предоставляет техническое оборудование для создания звука, освещения, необходимое количество экранов и камер, проекторов, обеспечивает свободный доступ в интернет-сеть, отличную телефонную связь. Специалисты отвечают за безопасность гостей, полностью координируют мероприятие.

Компания Doctor Team – опыт и профессионализм

Наше агентство обеспечивает организацию и проведение различных видов международных конференций. Наши квалифицированные сотрудники имеют серьезный опыт в области мероприятий крупного масштаба. Избавим вас от всех хлопот, связанных с подготовкой и проведением конференции.

Мы предоставим вам эксклюзивную разработку индивидуальной интересной концепции, подберем, тематически оформим соответствующую площадку, оснастим ее оборудованием. Наши специалисты поминутно проработают тайминг конференции, организуют трансфер и размещение ваших гостей, их питание (кейтеринг, банкет, ланч, кофе-брейк, фуршет), интересное проведение досуга.

Для конференции необходимы печатные материалы. Мы позаботимся об изготовлении полиграфических продуктов, сувениров, пригласительных писем или открыток. Если понадобится, будет организовано зонирование локации, чтобы в каждой зоне по собственному графику проходили разные события. Наши сотрудники организуют современное техническое обеспечение конференции, в том числе, для синхронного перевода. Оборудование работает без накладок и форс-мажорных обстоятельств.

При подготовке к конференции индивидуальный куратор будет на связи с вами в режиме 24/7. Мы учтем все ваши пожелания и предоставим подробную смету с указанием стоимости каждого пункта программы мероприятия. Ваша конференция любого масштаба пройдет на высоком, достойном уровне. Она будет интересной, динамичной, эффективной и порадует вас результатами.

Видео
с мероприятий

Яркие и незабываемые мероприятия любого формата!
Яркие и незабываемые мероприятия любого формата!

FAQ

1.

Что такое международная конференция?

Created with Pixso.
Международная конференция – это крупное событие, на котором собираются участники из разных стран для обсуждения актуальных тем, обмена опытом и установления профессиональных контактов.
2.

Какие преимущества предоставляет участие в международной конференции?

Created with Pixso.
Участие позволяет получить доступ к передовым исследованиям и инновациям, наладить международные контакты, повысить профессиональный уровень и представить свои работы широкой аудитории.
3.

Какие темы обычно обсуждаются на международных конференциях?

Created with Pixso.
Темы могут быть очень разнообразными и охватывать области науки, технологий, бизнеса, медицины, образования и других отраслей. Программа формируется в зависимости от специфики конференции.
4.

Кто может участвовать в международной конференции?

Created with Pixso.
Участвовать могут ученые, исследователи, студенты, профессионалы, представители бизнеса и правительства, а также все заинтересованные стороны, связанные с темой конференции.
5.

Как подготовиться к участию в международной конференции?

Created with Pixso.
Необходимо заранее зарегистрироваться, ознакомиться с программой, подготовить материалы для выступления или постера, изучить темы докладов других участников и спланировать поездку.
6.

Какие форматы мероприятий присутствуют на международных конференциях?

Created with Pixso.
Конференции могут включать пленарные заседания, секционные заседания, круглые столы, мастер-классы, постерные сессии и выставки. Также возможны неформальные мероприятия для нетворкинга.
7.

Какова продолжительность международной конференции?

Created with Pixso.
Международные конференции обычно длятся от двух до пяти дней, в зависимости от масштаба и программы мероприятия.

Начнём мероприятие?

Другие услуги