Организация научных конференций

В мире науки, как и в остальных сферах человеческой деятельности, существуют свои правила. Ученые должны общаться между собой, делиться собственными достижениями. Регулярное проведение научных симпозиумов, форумов, конференций способствует активному развитию и прогрессу в различных областях науки. Вам выпала честь организовать и провести крупное мероприятие для научного сообщества? Рассмотрим все тонкости и нюансы реализации такого серьезного задания.

Что из себя представляют научные конференции

Это вид коммуникативных мероприятий для ученых, предусматривающий тесное общение и публичный обмен мнениями, наработками, опытом, знаниями. Во время проведения научного мероприятия данного формата ученые знакомят общественность с результатами собственной деятельности, получают обратную связь, имеют возможность оценить работу коллег.

Виды научных конференций в зависимости от формата:

  • научно-теоретические – предусматривают высказывание фундаментальных теоретических знаний и обмен ими;
  • научно-практические – проводятся для обсуждения задач практического плана;
  • научно-исследовательские – знакомят сообщество с результатами исследований в определенной сфере;
  • научно-технические – позволяют делиться практическими наработками в технических областях науки.

Цели проведения научных мероприятий

Конференции важны как для именитых ученых, так и для молодых специалистов. У таких событий много целей, например, дать толчок научно-техническому, инновационному потенциалу начинающих ученых. Также важно привлечь внимание научного сообщества к определенной тематике, обеспечить развитие данной сферы науки, стать стимулом к этому. Ученые, получившие серьезные результаты в ходе исследований и реализующие их на практике, презентуют свои проекты и разработки, популяризируя научный опыт.

Молодым специалистам крайне полезно участвовать в мероприятиях данного типа. Даже принимая пассивное участие в качестве слушателей, они лучше разберутся в тематике, узнают о новых достижениях в своем направлении, получат сборники научных статей и тезисов, смогут установить связи с людьми своего профессионального круга общения.

Появится возможность найти партнера для совместной реализации проекта. Успехи в работе других ученых станут мотивацией для собственных достижений.

Особенности научных конференций

Чаще всего данные мероприятия проводятся в институтах, академиях, научно-исследовательских центрах, других образовательных структурах, нацеленных на теоретическое изучение научных дисциплин, исследовательскую работу и практическую реализацию теоретических знаний. Главой события обязательно является доктор наук, участниками – ученые, студенты, заинтересованные лица.

222 2233

Организация деловых мероприятий

Организация пресс-конференций

Результатом проведения конференций является развитие фундаментальных знаний, важнейших исследований. События предоставляют возможность поддерживать творческие связи с предприятиями своей сферы, распространять положительный опыт в массы, повышать престиж собственной научной организации.

Основные вопросы предорганизационного процесса

Еще до начала подготовки к организации события необходимо дать ответы на вопросы. Учитывая ответы, вы сможете определить уровень сложности организации, приблизительные расходы, и решить, займетесь ли вы подготовкой своими силами или обратитесь к специалистам.

  • Какой тематике будет посвящено мероприятие, и какие спикеры должны на нем присутствовать?
  • Когда и на какой площадке будет организовываться конференция?
  • Каким образом будет распространена информация о проведении мероприятия?
  • Как оптимально организовать логистику для гостей, спикеров, важных лиц?
  • Как осуществить регистрацию в национальной базе РИНЦ?
  • Из каких источников будет финансироваться организация научной конференции и каков бюджет для ее подготовки и проведения?
  • Необходимы ли поиск и привлечение инвесторов?

Определение состава участников и формирование программы

Организацию научно-практической конференции следует начинать с приглашения людей. Это – лекторы, докладчики, специальные или почетные гости, авторитетные, именитые ученые в вашей отрасли науки. Их состав определяет успешность и результативность проведения мероприятия.

Приглашения и полный план события должны быть готовы не позже, чем за 6-7 месяцев до конференции. Оргкомитет занимается их рассылкой по научным организациям и на индивидуальные электронные ящики приглашенных ученых. Создается сайт события, где размещен план, программа, описание течений и направлений, список ведущих спикеров.

Там же определен срок, в который необходимо подать тезисы докладов, и перечень основных требований к ним. Регистрируясь на сайте, участник выбирает формат в виде устного или постерного доклада или свободного слушателя.

Научные конференции: подготовка к проведению

В первую очередь необходимо выбрать и назначить команду сотрудников, отвечающих за подготовительный процесс. Это должны быть компетентные люди с высоким уровнем ответственности и запасом необходимых знаний. Каждая подгруппа со своим лидером должны заниматься подготовкой одного из этапов будущего события. Детали конференции необходимо максимально продумать и отработать, вплоть до мелочей и возможностей развития форс-мажорных ситуаций.

Составляется концепция, основанная на общей идее и видении итоговых результатов, которых нужно достичь. Разрабатывается программа с детальным планом и подробным сценарием. Нужно оптимально сбалансировать насыщенность и информативность, чтобы не было переизбытка информации. Специалисты рекомендуют обязательно добавлять к официальной части торжественную, чтобы участники получили положительные эмоции и новые впечатления.

Научно-практическая конференция должна проводиться на соответствующей площадке. При ее выборе учитывается финансовый план, расположение и статус участников события. Важными критериями также являются тип и техобеспечение зала, наличие рекреационных зон для отдыха, возможности кейтеринга, что влияет на уровень комфорта для гостей.

Научные площадки для проведения конференций:

  • залы бизнес-центров и отелей;
  • конференц-холлы;
  • камерные лектории;
  • залы для лекций;
  • павильоны выставочного типа.

Организация научно-практической конференции, ее отличительные черты

Особенности такого типа мероприятия заключаются в его структуре. Она состоит из двух частей: выступления спикеров с докладами и обсуждения прослушанной информации участниками. В этот период даже свободные слушатели могут дать обратную связь докладчикам, представить свои мнения, поделиться опытом, знаниями, результатами научной работы.

Результативность коммуникативной части зависит от программы выступлений и уровня комфорта гостей. При правильно выбранной обстановке, отлаженном обслуживании, кейтеринге, ученые легко сконцентрируются на дискуссионном обсуждении. Такой подход обеспечит формирование позитивных эмоций и впечатлений у спикеров и слушателей, вызовет у них желание еще не раз посетить ваши научно-практические конференции. Возможно, это станет стимулом организации нового мероприятия на более высоком уровне, вплоть до международного.

scince konf2 scince konf

scince konf3

scince konf4

Почему стоит доверить подготовку конференции профессионалам

Для проведения мероприятий данного типа есть специальный стиль, принятый в мировом научном сообществе. При подготовке к конференции его обязательно следует придерживаться. Даже на уровне ВУЗа очень сложно самостоятельно подготовить и провести такое массовое, масштабное мероприятие, так как нужно учесть массу мелочей и деталей.

Если вам нужно, чтобы оно прошло «на высоте», лучше обратиться за помощью к специалистам, которые имеют большой опыт в организации подобных событий. Вы будете избавлены от хлопот и стрессов, конференция будет плодотворной и результативной, а участники отлично проведут время и останутся довольными.

Хочу больше

Что входит в стоимость услуги

Обращаясь в проверенное, надежное агентство, вы можете быть уверены в успехе и эффективности проведенного мероприятия. Подготовка научных конференций осуществляется с учетом ваших пожеланий, индивидуальных особенностей события и возможностей бюджета. Важнейшая часть мероприятия – составление плана, сценария, графика докладов и коммуникативной части. Ее разработка входит в оплату, как и создание веб-сайта конференции, подготовка нужных полиграфических материалов и продуктов, сувениров, полное сопровождение события, обеспечение безопасности участников.

Смета зависит от формата и статуса мероприятия, его длительности, количества гостей и их положения. В стоимость входит арендная плата за площадку, зал. Если в вашей организации есть научно-исследовательский центр, можно оборудовать его необходимой техникой, оформить в тематике конференции. Это значительно сократит расходы.

Бюджет должен включать в себя затраты на кейтеринг, в зависимости от его вида и предлагаемого меню. Также в него входят логистика, трансфер, встреча и размещение гостей, организация их досуга. Оплатить нужно будет материально-техническое обеспечение, услуги фото- и видеосъемки, размещение их в СМИ при необходимости.

Организация и проведение научной конференции event-агентством DoctorTeam

Компания много лет занимается качественной профессиональной разработкой мероприятий данного типа в любом формате. Наши специалисты реализуют проект с нуля, осуществляют индивидуальный подход, уделяя максимальное внимание особенностям тематики. Они прорабатывают программу таким образом, что каждая ее деталь работает на отдачу и приносит пользу каждому участнику конференции. аш проект будет гарантированно эксклюзивным, интересным и эффектным.

Мы не составляем сложные схемы и не перенасыщаем мероприятие лишними элементами. У вас есть возможность заказать услугу подготовки и проведения научной конференции под ключ в соответствии с выделенным бюджетом. Позаботимся о минимизации ваших расходов, не экономя при этом на качестве, так как полностью отвечаем за результат своей деятельности.

Персональный куратор проекта будет на связи с вами в режиме 24/7. Вы можете чувствовать себя спокойно и уверенно, наслаждаться общение с коллегами. Вся работа ляжет на плечи настоящих профессионалов. Забудьте о неприятностях, накладках, форс-мажорах и технических неполадках. Конференция пройдет достойно!

Мы готовы ответить на все интересующие Вас вопросы по электронной почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону +7(499)340-82-32.

Заказать услугу