Организация форумов

Организация форумов – один из наиболее эффективных инструментов в бизнес сфере. Масштабные деловые мероприятия позволяют охватить большую аудиторию под конкретные цели. Но в то же время подготовка и проведения таких событий требует огромное количество ресурсов, определенных навыков и опыта. Специалисты нашей компании DoctorTeam помогут провести все по высшему разряду.

Организация и проведение форумов

Цели проведения форумов

Форум можно смело отнести к универсальным инструментам event-маркетинга. Будь то продвижение продукта или создание сети полезных связей – подобное мероприятие позволит провести время эффективно. Проведение форума может преследовать сразу несколько задач.

  • Повышение узнаваемости бренда и его продвижение.
  • Повышение лояльности у своей целевой аудитории.
  • Объединение специалистов из определенной сферы.
  • Создание необходимых ассоциаций, связанных с брендом.
  • Увеличение клиентской базы.
  • Презентация нового товара или услуги.
  • Обмен опытом, получение новых знаний от спикеров.

Организация и проведение форумов

На кого рассчитаны мероприятия

Проведение форума может объединять как сотрудников одной компании (при подведении итогов, к примеру) так и работников различных отраслей. Все зависит от масштаба и целей мероприятия.

Чаще всего целевой аудиторией форумов являются следующие категории.

  • Коммерческие организации. Будь то представители малого или крупного бизнеса, для них организация форума – отличный вариант предложить свой продукт или повысить узнаваемость бренда.
  • Общественные организации. Организация форумов не всегда преследует коммерческие цели. Это еще и способ открыто обсуждать насущные социальные проблемы.
  • Финансово-кредитные учреждения. Часто участниками подобных мероприятий становятся банки (коммерческие и государственные), инвесторы и инвестиционные компании, финансовые аналитики и другие специалисты банковской сферы.
  • Представители науки и сферы образования. Это делегаты от университетов и академий, обучающих бизнесу, менеджменту, международным отношениям.
  • СМИ. Представители средств массовой информации также нередкие гости форумов.

Организация и проведение форумов

Главные этапы

Процесс подготовки к организации форумов очень сложен. Чем более масштабное мероприятие планируется, тем больше сил и времени потребуется для его воплощения в жизнь. Имеет смысл поручить организацию форума специалистам. Команда DoctorTeam обладает необходимыми ресурсами, навыками и опытом для организации и проведения форумов. Мы создадим мероприятие, которое станет знаковым и запомнится всем его участникам.

Организация и проведение форумов

В целом организацию форумов можно разделить на несколько основных этапов.

  • Составление задания. Этот этап проводится, чтобы организаторы четко понимали, какой результат в итоге хочет получить заказчик. Можно либо заполнить готовый бриф, либо обсудить все при личной встрече. Также важно определить целевую аудиторию.
  • Определение бюджета. Компания определяет бюджет, который готова выделить на мероприятие. Агентство предлагает варианты проведения, которые вписываются в указанную сумму.
  • Разработка концепции. Во многом она зависит от темы мероприятия и целевой аудитории. Так проведение молодежных форумов и организация бизнес-форумов могут значительно отличаться друг от друга.
  • Работа со спикерами и модераторами. После разработки концепции составляется список приглашенных спикеров и модераторов. Важно, чтобы поднимаемые темы, не повторялись с теми, что звучали на предыдущих событиях. Это сделает мероприятие более интересным и эффективным.
  • Проработка контента и тайминга. Даже самая интересная речь может утомить слушателей, если будет длиться слишком долго. Поэтому проведение форума невозможно без определения четких временных рамок для выступающих.

Организация и проведение форумов

Организационные моменты

Безусловно, концепция и список выступающих – важнейшая часть при организации деловых форумов. Но не единственная. Не менее важная составляющая – организационные моменты, отвечающие за то, чтобы мероприятие было максимально комфортным для его участников.

Хочу больше

  • Выбор места. Процедура, которая требуется при организации любого форума. Напрямую зависит от вида мероприятия, его концепции, количества участников и самой программы.
  • Проживание. Организация международных форумов или события, в которых участвуют специалисты из других городов, прибавляют работы. Необходимо выбрать и забронировать отели поблизости от непосредственного места проведения мероприятия.
  • Логистика. Гостям необходимо обеспечить должную транспортную логистику. Необходимо встретить участников у аэропорта или вокзала, отвезти в гостиницу. Для этих целей заранее формируется трансферный лист, в котором указывают, когда, где и как необходимо встретить и отвезти гостей.
  • Питание. Естественно, без кейтеринга (обеспечения питания) не обойтись. Еда и напитки должны быть доступны гостям не протяжение всего event’a. Если предполагается, что мероприятие займет весь день, стоит организовать несколько кофе-брейков, а также перерыв на обед. Будет удобно, если разместить на территории несколько точек питания. Во многих случаях после окончания масштабного события для участников организуют закрытый ужин или фуршет. Они позволят пообщаться гостям в расслабленной атмосфере.
  • Оформление. Организация форума подразумевает подготовку фотозон, переносных конструкций, регистрационных стоек. Привлекает внимание видео-контент, транслируемый на больших экранах. Каждый элемент должен соответствовать анонсированной тематике и концепции события.

Организация и проведение форумов

Сделать все качественно

Как сделать, чтобы проведение форума не превратилось в сплошную головную боль? Достаточно обратиться в компанию DoctorTeam. Не нужно тратить время и силы на разработку всех главных моментов, этим займутся наши специалисты. Мы готовы к проведению мероприятий любого масштаба и сделаем так, что они запомнятся каждому участнику.

Мы готовы ответить на все интересующие Вас вопросы по электронной почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону +7(499)340-82-32.

Заказать услугу