Международные конференции

С помощью конференций крупные компании и предприниматели могут донести информацию о новостях в бизнесе, достижениях, перспективных планах. Это – одни из важнейших мероприятий, позволяющие фирмам укреплять свое положение на отечественном и международном рынках, налаживать внешние и внутренние связи.

Необходимость проведения международных конференций

Чем крупнее организация или компания, тем больше пользы она получит от такого мероприятия. Конференция станет и своеобразной PR-акцией, и возможностью отыскать новые кадры, и показать потенциальным и реальным конкурентам мощь и силу своего бизнеса. Именно поэтому так важно провести ее на достойном уровне.

Организация и проведение международных конференций

Семинары и конференции возможность привести в бизнес новых партнеров, заказчиков, инвесторов. Такие масштабные события предусматривают привлечение большого числа гостей, мероприятия длительностью в несколько дней. Организация конференции – очень серьезная деятельность, требующая ответственного подхода: составления детального планирования, правильного распределения обязанностей, обеспечения строго координируемого, результативного взаимодействия между всеми участниками команды. Именно организаторы отвечают за максимальную результативность коммуникации между ораторами и слушателями.

Хочу больше

Типы конференций

Классификация мероприятий осуществляется в зависимости от направленности, состава участников, области научных, деловых, культурных и иных интересов. С учетом территории охвата, они подразделяются на локальные (школьные, вузовские, районные, региональные). Самый высокий уровень – международная конференция.

По типу исследовательской деятельности конференц-формат представлен научными, научно-практическими, отраслевыми, выставочными, корпоративными и бизнес-форумами. В их ходе общественность знакомится с результатами работы организаторов в определенной сфере.

Организация и проведение международных конференций

Конференции по форме проведения:

  • очная – предусматривает личное выступление перед участниками и обязательную публикацию в специальном сборнике;
  • заочная – локация не определяется, тезисы выступлений собираются ответственными лицами, редактируются, рецензируются, издаются в бумажном или электронном виде;
  • интернет-конференция – публикация, размещенная на ресурсе организаторов, заменяет выступление перед аудиторией, а ее адрес – подтверждает участие автора;
  • онлайн-вещание – участники общаются на определенной платформе, имея возможность задавать вопросы выступающим, получать отклики на свое выступление.

Международная конференция: подготовительная работа

Самый важный момент – определение темы события. После его решения станут ясны особенности целевой аудитории. Это станет стартом подготовки к конференции. Ее масштабность и анонсируемая тематика определяют длительность подготовительных процессов. Они могут составлять от двух до шести месяцев.

Заниматься этим вопросом должны люди, обладающие высоким уровнем профессионализма, имеющие исчерпывающий запас знаний и большой опыт. Малейший, кажущийся незначительным, промах спровоцирует провал тщательно подготавливаемого события. Конференцию посещает множество гостей, и при ее не слишком удачном проведении можно лишиться положительной репутации.

Составляющие процесса подготовки к деловому мероприятию

Для грамотной организации важного мероприятия необходимо просчитать каждый шаг, взвесить и определить все варианты развития событий.

Этапы организации международной конференции:

  • определение концепции – основной идеи, объединяющей все выступления;
  • составление подробного планирования со строгим таймингом;
  • выбор состава слушателей и выступающих на конференции;
  • поиск заинтересованных инвесторов;
  • приглашение представителей СМИ;
  • брендирование конференции, тематический декор, фотозоны, атрибутика, раздаточные материалы, сувениры, полиграфия;
  • выбор комфортного, презентабельного места проведения;
  • детали организации трансфера, питания, досуга гостей;
  • планирование работы после проведения конференции (мониторинг, итоговый анализ, пост-релизы, отчеты, отзывы гостей и спикеров, освещение их в соцсетях и сообществах).

Важные детали организации

Конференция – серьезное событие, при подготовке которого стоит учесть несколько нюансов. Назначая ответственных за ее проведение, отдайте предпочтение не одному человеку, а команде профессионалов. Каждым направлением должен заниматься человек, имеющий нескольких сотрудников в подчинении.

Не забудьте выделить время для отдыха, перерывы различной длительности. Участники конференции должны решить накопившиеся вопросы по телефону, перекусить, просто подвигаться, размяться, пообщаться между собой.

Обязательно учитывайте возможность появления пауз и проволочек, возникающих по техническим причинам или из-за человеческого фактора. Продумайте, чем можно их заполнить. Сбор отзывов участников необходимо провести сразу после мероприятия. Обратная связь очень важна, не теряйте время, чтобы ее получить.

Организация и проведение международных конференций

Возможные трудности организационного процесса

Иногда в ходе проведения международной конференции возникают непредусмотренные проблемы. Чтобы их предотвратить, нужно «подстраховаться». Путем заключения с каждым спикером договора об использовании во время выступления лишь эксклюзивных материалов, вы сможете избежать неинтересной, заезженной, банальной, устаревшей информации.

Заранее поинтересуйтесь, возможно, кому-то из гостей конференции будет нужен личный помощник. Учитывайте финансовые возможности целевой аудитории конференции. Соотнесите их с установленными ценами, чтобы не остаться с пустым или полупустым залом. Продумайте и установите правила возвращения денег за билеты. Например, если участник решит отказаться от посещения мероприятия за 1-2 дня до него, вы не компенсируете ему затраты или вернете определенную часть стоимости.

Факторы, влияющие на цену организации конференции

Международная конференция не всегда может быть организована и проведена собственными силами. Заказывая данную услугу в event-агентстве, вы должны знать, от чего зависит ее стоимость. Главные критерии – масштаб, количество участников, формат конференции. Вам нужно заранее определить бюджет мероприятия, чтобы иметь возможность корректировать траты.

Основные пункты предложения, которые подлежат оплате – это разработка основной концепции, подбор площадки для проведения конференции. Кроме этого, агентство предоставляет техническое оборудование для создания звука, освещения, необходимое количество экранов и камер, проекторов, обеспечивает свободный доступ в интернет-сеть, отличную телефонную связь. Специалисты отвечают за безопасность гостей, полностью координируют мероприятие.

Компания Doctor Team – опыт и профессионализм

Наше агентство обеспечивает организацию и проведение различных видов международных конференций. Наши квалифицированные сотрудники имеют серьезный опыт в области мероприятий крупного масштаба. Избавим вас от всех хлопот, связанных с подготовкой и проведением конференции.

Организация и проведение международных конференций

Мы предоставим вам эксклюзивную разработку индивидуальной интересной концепции, подберем, тематически оформим соответствующую площадку, оснастим ее оборудованием. Наши специалисты поминутно проработают тайминг конференции, организуют трансфер и размещение ваших гостей, их питание (кейтеринг, банкет, ланч, кофе-брейк, фуршет), интересное проведение досуга.

Для конференции необходимы печатные материалы. Мы позаботимся об изготовлении полиграфических продуктов, сувениров, пригласительных писем или открыток. Если понадобится, будет организовано зонирование локации, чтобы в каждой зоне по собственному графику проходили разные события. Наши сотрудники организуют современное техническое обеспечение конференции, в том числе, для синхронного перевода. Оборудование работает без накладок и форс-мажорных обстоятельств.

При подготовке к конференции индивидуальный куратор будет на связи с вами в режиме 24/7. Мы учтем все ваши пожелания и предоставим подробную смету с указанием стоимости каждого пункта программы мероприятия. Ваша конференция любого масштаба пройдет на высоком, достойном уровне. Она будет интересной, динамичной, эффективной и порадует вас результатами.

Мы готовы ответить на все интересующие Вас вопросы по электронной почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону +7(499)340-82-32.

Заказать услугу